5.1. La publicité
Une diffusion réussie procède d'une bonne publicité.
Celle-ci doit être adaptée :
au type de produit concerné,
au public que l'on veut viser
et bien sûr au budget que l'on peut y consacrer.
En tout état de cause, plus la publicité sera multiforme, plus elle aura d'impact.
La publicité "interne"
La première publicité est celle qui est faite dans le service lui-même. Le nouveau produit est exposé sur présentoir dans le hall, en salle de lecture, à l'accueil du secrétariat, bien en vue du public qui franchit les portes des archives. Dans le cas d'une exposition, il figurera à l'entrée, sur la table d'accueil.
Il est judicieux de réaliser un "catalogue des publications" : il pourra être posé en libre accès sur un présentoir ou glissé dans les courriers de réponse aux recherches. Le catalogue présente en général les publications par type, comporte les précisions indispensables de titre, date, importance matérielle et coût ; il s'accompagne d'un bon de commande.
Le site Internet constitue un support idéal de publicité : une rubrique sera spécialement réservée aux publications, à leur description et à leur mode d'acquisition.
La publicité "externe"
Les différents médias peuvent bien entendu être utilisés.
La presse reste le plus accessible ; l'archiviste peut :
proposer un communiqué,
organiser une conférence de presse,
rédiger lui-même un article.
La manifestation spéciale de "sortie"
Le produit peut être "lancé" lors d'une manifestation spécialement conçue à cet effet, comme une conférence par exemple.
Dans un certain nombre de cas, il le sera tout simplement au moment de l'exposition dans le cadre de laquelle il a été conçu.
Ces manifestations sont l'occasion d'inviter largement les médias.
Attention :
Il est très important de prévoir de distribuer gratuitement des exemplaires aux journalistes.