5.2. Organisation de la vente
Dans la grande majorité des cas, les produits sont mis en vente.
Il peut arriver que l'institution réalise une publication de prestige uniquement destinée à être offerte mais le fait reste rare.
La vente s'opère :
en interne : le service d'archives vend directement ses produits ; c'est sur place qu'ils se vendent le mieux, au contact du public le plus susceptible d'être concerné ; il faut prévoir un accueil à cet effet : horaires et personnel ; même chose dans le cadre d'une exposition : la vente en direct est plus fructueuse ; les institutions importantes peuvent disposer d'une boutique spécifique.
par correspondance : le produit est acheminé sur demande par correspondance ; des frais de port peuvent alors être comptés en sus ;
chez des distributeurs professionnels :
certains services négocient directement avec les distributeurs professionnels (libraires, grandes surfaces) soit en consentant un dépôt d'ouvrages, soit en leur vendant des exemplaires à prix préférentiels (prix de souscription par exemple ou remise forfaitaire - en France, cette remise s'élève autour de 33 %) ;
le service d'archives peut également déléguer cette tâche à un distributeur patenté qui se chargera de la diffusion dans le réseau des professionnels ou donner une exclusivité à l'un d'entre eux, bien placé sur le marché, qui inclura le produit dans son catalogue.
Quelles que soient la ou les solutions retenues, il est important que le service garde des exemplaires du produit en nombre suffisant pour en faire des dons aux institutionnels, en cadeau, en remerciement.
Exemple :
Il est de tradition, au sein du réseau des Archives départementales en France, d'envoyer gratuitement à tous les services départementaux un exemplaire des instruments de recherche publiés afin de diffuser largement la connaissance des fonds auprès du public (le rôle croissant d'Internet tend cependant aujourd'hui à modifier ces pratiques).
Les recettes induites par la vente reviennent directement ou non au service.
Exemple :
En France, le principe de séparation de l'ordonnateur et du comptable dans l'administration interdit au service de bénéficier des recettes. Celles-ci sont versées directement à l'institution "mère".
Le service d'archives public est contraint d'ailleurs de tenir une régie de recettes et de suivre la comptabilité exacte de ses stocks.
Les problèmes de place pris par les stocks et le vieillissement des publications peuvent conduire à une opération de déstockage :
prix soldés,
dons.