3.2.1. Contrat et fiche de prêt
Contrat de prêt
Chaque institution est libre de fixer les conditions qu'elle met au prêt de ses objets. Ces conditions, décrites dans un "contrat de prêt", sont envoyées au préalable à l'emprunteur pour signature.
Le contrat comprend notamment les conditions :
de transport,
d'assurance
et de conservation.
Voir le modèle proposé par la norme française NF Z 40 – 010, annexe B.
Fiche de prêt
Une fiche de prêt est établie pour chaque objet.
Dans la pratique, la procédure se résume en général à l'établissement d'une seule fiche de prêt (suivant un modèle fourni par le prêteur ou l'emprunteur), remplie par l'emprunteur.
Elle comporte au minimum :
le nom de l’exposition et de l’organisme emprunteur,
les dates de la manifestation,
le nom et l’adresse du prêteur,
la description de l’objet prêté (analyse, auteur, date, support, format, cote),
sa valeur d’assurance,
les droits de reproduction,
la date de l’emprunt,
la signature des deux parties.
Au retour de l’objet, la date est notée et les parties apposent à nouveau leur signature.
Complément : Pour plus de détails...
Les trois fiches de prêt
La norme française NF Z 40 – 010 distingue trois documents différents, à fournir par le prêteur (voir annexe A, partie n° 1 à 3) :
La fiche contenant des "précisions sur l'exposition" : titre, dates, lieu, locaux, type de présentation. Cette fiche est remplie par l'emprunteur (une fiche par exposition).
La fiche relative au "document faisant l'objet de la demande de prêt" : cote, analyse, date, format, support. Cette fiche est remplie par l'emprunteur (une fiche par document).
La fiche relative aux "caractéristiques du document prêté" et aux "conditions du prêt" : caractéristiques physiques, conditions de reproduction et de diffusion, valeur d'assurance, conditions d'exposition (sécurité, hygrométrie, température, etc.). Cette fiche est remplie par le prêteur (une fiche par document).
En cas de prêt à l'étranger, s'informer des modalités d'exportation (douanes) en vigueur pour le pays concerné.
