3.2.3. Convoiement
Conditions
Toute pièce empruntée doit être en principe convoyée par deux personnes, afin que la surveillance ne soit jamais prise en défaut, surtout en cas de long voyage lors des arrêts imposés ; une de ces deux personnes au moins doit relever du personnel scientifique.
On peut avoir recours à un transporteur spécialisé (camion avec deux chauffeurs). On peut aussi s'entendre entre institutions : un membre du personnel scientifique convoie pour tous les établissements prêteurs.
Attention :
L'utilisation de la voie postale est rigoureusement interdite.
Prise en charge des pièces
Un constat d’état est dressé conjointement par le prêteur et l’emprunteur pour chaque pièce avant l’emballage. Il doit être fait avec le plus grand soin car il constitue le point de référence des étapes suivantes pour constater d'éventuels dégâts.
Voir les modèles proposés par la norme NF Z 40 – 010, annexe C, qui distingue le document en feuille, le document relié et le document photographique.
Si le convoiement est effectué par un transporteur, le constat d’état se fait :
à l’emballage : entre le prêteur et le transporteur,
au déballage : entre le transporteur et l'emprunteur.
On peut alors établir jusqu'à quatre constats d'état, les deux autres étant réalisés au retour suivant le même processus.
Certaines institutions, telles que la Bibliothèque nationale, les Archives nationales et les musées nationaux en France, imposent qu’un de leurs conservateurs accompagne les œuvres et les dispose dans l’exposition, se réservant l’exclusivité de leur manipulation.
Emballage
Chaque pièce est emballée individuellement.
Il est recommandé d'utiliser :
des produits sans acide (papier de soie, film de polyester neutre) au contact des pièces
et des produits destinés à amortir les chocs à l'extérieur (plastique bulle, mousse).
Complément : Pour plus de détails...
Les trois emballages :
La norme française NF Z 40 - 010 recommande trois emballages successifs :
- Premier emballage : en contact direct avec la pièce, il est choisi dans la gamme des produits de conservation sans acide. Par exemple : papier de soie, film de polyester, papier permanent.
- Deuxième emballage : destiné à amortir des chocs, il se constitue de plastique bulle ou de mousse.
- Troisième emballage : c'est un conditionnement étanche, rigide et qui cale bien la pièce durant le transport.
Il est recommandé d'utiliser du papier neutre « de soie » au contact des pièces et du « plastique bulle » à l'extérieur.
Retour des pièces
Le retour après exposition répond aux mêmes conditions.
Ce n’est qu’après la signature par les parties du dernier constat d'état que l’emprunteur est officiellement déchargé de la responsabilité de l’objet.
