2.5. Les traitements externalisés
On emploie désormais ce terme d’externalisation pour les traitements que l’on fait faire à l’extérieur du service, en sous-traitance avec des entreprises privées. Il peut s’agir d’ateliers de restauration, de numérisation. Vous devez leur demander des devis détaillés sur les prestations qu’ils comptent réaliser et en demander à plusieurs entreprises pour pouvoir faire des comparaisons intéressantes et obtenir un meilleur traitement au meilleur prix. Vous devrez également être vigilant sur les délais annoncés pour la prestation prévue.
Sachez également qu'il existe des sociétés d'archivage de statut privé. Cela peut constituer une solution, temporaire ou définitive, au problème de locaux. L'appel à ces société nécessite de bien définir dans le contrat quelles sont les prestations qui leur sont confiées : uniquement du stockage ? ou bien du classement ? des éliminations (sous votre contrôle, bien entendu) ? des recherches ?...
Pensez aussi à demander des informations et des justificatifs sur les assurances souscrites par la société (en cas d'incendie ou d'inondation, par exemple), sur le respect de la confidentialité de vos documents, qui seront stockés en compagnie de documents d'autres organismes.
