3.2.1. L'ouverture d'une salle de lecture
L'ouverture d'une salle de lecture doit se concevoir, si c'est possible, au moment de la création du service, même si elle n'est pas tout de suite opérationnelle. Plusieurs exigences sont à satisfaire.
Il faut :
veiller à la circulation des documents (voir aussi le module 11 : Communication des archives - section 5 : principes généraux) et à la surveillance (personnel présent en permanence) ;
mettre en place les outils nécessaires à la recherche par le public (instruments de recherche, ouvrages de base sur le pays, la structure dans laquelle on est...) ;
instaurer un règlement intérieur opposable aux lecteurs, rappelant les droits et devoirs de chacun.
Concernant les lecteurs, un certain nombre de dispositions doivent être prises d'emblée :
ils feront l'objet d'un fichier (manuel ou informatisé) indiquant leur identité, adresse et thème de recherche ;
les communications de chaque lecteur seront notées sur un registre (là aussi manuel ou informatisé) ;
le logiciel informatique permet l'édition automatique de fantômes (document que l'on met à la place du dossier pendant le temps où il est consulté en salle de lecture) et la réalisation de comptages et statistiques (différents types de lecteurs, statistiques journalières, mensuelles, annuelles...) ;
en son absence, ce sont les fiches remplies par les lecteurs qui servent de fantômes et les statistiques sont à faire manuellement.
