4.1.6.1. Rappel des actions passées
Méthode :
Vous pouvez commencer par rappeler les actions passées (s'il y en a) et le contexte si le projet s'insère dans une chaîne, une progression logique. L'idéal, lorsque arrive le moment de décrire le projet, est que celui-ci apparaisse comme évident, incontournable. C'est également le moment d'insérer le projet dans son contexte plus large : la stratégie du service, de l'institution ou de l'entreprise (ajouter d'autres éléments de contexte).
Simulation : Etude de cas : phase 2
Reprenons l'étude de cas citée dans le paragraphe précédent : « Pour une meilleure gestion des archives courantes dans l'entreprise ».
Votre objectif est de sensibiliser et de former les producteurs d'archives à la gestion des archives courantes. Rappelez dans le bilan des actions passées ce que vous avez fait pour vous préparer vous, ou votre service, au contrôle d'une telle procédure : éventuellement formations suivies, prises de contact avec la hiérarchie de l'entreprise, efforts pour développer un réseau de correspondants, etc. L'étape suivante, inévitable, est la "prise en main" des producteurs.
Méthode :
Vous reprendrez également les éléments favorables du contexte : stratégie de modernisation de l'entreprise, et donc du circuit de communication et d'information; sollicitations d'un ou de plusieurs services engorgés (oui, mais précisez que les soulager de leurs archives n'est pas la seule solution : il faut aussi leur redonner contrôle des archives dont ils ont vraiment un besoin quotidien et leur inculquer de bons principes !) ou qui ne retrouvent pas les documents.