2.3. Que doit-on verser ?
Tous les dossiers issus de l’activité du service et traités par celui-ci doivent être pris en compte dans le versement pour la période choisie.
Vous n’oublierez pas les dossiers de principe, c’est à dire les dossiers de base, contenant par exemple les instructions toujours en vigueur, et les documents sur supports spéciaux.
En revanche, vous ne prendrez pas les dossiers documentaires (voir module 2 chapitre 1.1.2.).
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Puis-je laisser des documents ou des dossiers importants et toujours utiles sur place, et ne pas les inclure dans le versement, même s'ils appartiennent à la période choisie ? |
Certains pensent qu’il ne vaut mieux pas car, si vous exceptez des documents ou des dossiers appartenant à la période considérée pour le versement, vous risquez, en les laissant sur place, de ne plus les retrouver. En revanche, il est toujours possible de les prendre en compte dans le versement, mais de les laisser à l’utilisateur en prêt de longue durée, en le signalant dans le bordereau de versement et en précisant qui le détient.
D’autres préfèrent laisser sur place tous les dossiers encore utiles au producteur, ce qui évite de déplacer des documents pour consultation ou d’accomplir des recherches à la place du producteur.
Que faire des collections chronologiques ou “ chronos ” ?
Cela dépend des pratiques et des habitudes de travail.
Si les chronos sont supposés être des doubles des dossiers thématiques, vous ne les prendrez pas dans le versement.
En revanche, dans le cas où les dossiers thématiques n’existent pas, sont mal tenus ou lacunaires, il vaut mieux conserver les chronos. Par ailleurs, le chrono donne une vision globale de l’activité du service, du moins dans sa partie “ courrier départ ”. Il existe aussi des chronos spécifiques qu’il peut être intéressant de conserver dans le versement, par exemple les chronos de directeurs.
Si ce type de collection n’est pas mentionné dans le tableau d’archivage, vous devrez vous poser ces questions.
