4.1. La réflexion préalable
Vous avez quatre questions principales à vous poser :
où ?
quand ?
quoi ?
comment ?
4.1.1. Où déménage-t-on ?
Vous devez avoir une bonne connaissance du site d’arrivée. Cela vous permettra de planifier correctement les opérations, de bien concevoir le cahier des charges et de gérer le rangement des collections.
Vous tiendrez compte tout particulièrement :
de la situation géographique : distance entre l’ancienne localisation et la nouvelle, accès au site;
de la fonctionnalité du ou des sites d’arrivée : quels sont les espaces mis à disposition, comment se présentent-ils, etc.
Attention : Conseil pratique
Vous pouvez établir un petit dossier technique sur le site d’arrivée : il comprendra les plans des locaux, le plan d’affectation des surfaces, les éventuels travaux encore à faire pour mettre le local aux normes et permettre l’installation.
Vous indiquerez également, le cas échéant, les problèmes d’accès au site : ruptures de charge, escaliers, etc.
Demandez-vous si ce que vous voulez déménager passe par les portes, si vous disposez de monte-charges ou pas, si vous avez la possibilité de stocker les documents la nuit en cas de transfert sur deux jours.
4.1.2. Quand déménage-t-on ?
Connaître la date du déménagement est impératif.
Si vous n’êtes pas celui qui en prend la décision, vous devez vous débrouiller pour le savoir rapidement, car cela permettra :
de vous situer dans un calendrier global,
d’établir un compte à rebours pour programmer les différentes opérations de préparation.
S’il s’agit d’une intervention “ de crise ” (vider un bureau, une cave, etc.), vous ne disposerez que de très peu de temps pour vous organiser ; il faudra donc soigneusement évaluer la situation pour être opérationnel.
4.1.3. Que déménage-t-on ?
Savoir exactement ce qu’on déménage est un élément de sécurité : une bonne connaissance des fonds au départ permettra d’assurer un contrôle et d’engager, le cas échéant, des réclamations.
Cette question en comporte deux autres :
1) Quel est l’objet à déménager ?
Des archives bien sûr ! Mais n’oubliez pas le mobilier de rangement, en cas de déménagement complet.
Attention :
Les fonds sont-ils correctement conditionnés ? C'est le moment de repérer les vracs, les documents fragiles, les documents hors format. Le cas échéant, on commencera immédiatement le travail de préparation et de reconditionnement des fonds (voir ci-dessous).
Attention :
Le budget : il faudra peut-être procéder à une commande massive de boîtes d'archives normalisées et prévoir le conditionnement des documents hors format.
2) Quel est le volume à déménager ?
L’estimation du volume suppose un état des lieux, voire un récolement précis.
On n’oubliera pas les perspectives d’accroissement d’ici le déménagement, si celui-ci est prévu à moyen ou long terme.
Quant au mobilier de rangement des dossiers, si mobilier il y a, il fera l’objet d’un inventaire.
4.1.4. Comment déménage-t-on ?
Autrement dit, quels sont les moyens qui nous sont alloués pour déménager ? Cela comprend :
le budget,
le personnel.
On essaiera aussi de faire une estimation du temps de réalisation du transfert, pour avoir une idée du temps pendant lequel le service sera mobilisé.
L’administration ou l’entreprise, en cas de grosse opération, fait généralement appel à un prestataire de service extérieur ; il faut alors tenter, si vous n’êtes pas directement impliqué dans l’équipe de projet de déménagement, d’établir des contacts utiles avec le prestataire choisi.