4.3. Le déroulement
Le déroulement des opérations exige une vigilance et une disponibilité de tous les instants.
Celle-ci se traduira par l’élaboration d’un certain nombre de documents qui permettront de constituer la mémoire du déménagement.
Lors du déroulement, pour les grosses opérations, on peut mettre en place la logistique et les documents suivants :
un tableau des transferts permet d’en suivre chaque étape ; il doit être tenu à jour ;
des réunions régulières permettront de faire le point et d’ajuster le planning des transferts ; chaque réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu ;
un journal de bord permet de relater au jour le jour les événements du déménagement ; on pensera par exemple à y consigner les éventuels dysfonctionnements ; on fera contresigner chaque jour le journal de bord par le responsable désigné par le prestataire, si un prestataire extérieur a été engagé ;
la composition de l’équipe interne et le rôle de chacun doivent être consignés dans un document où on désignera aussi des remplaçants en cas de problème ; s’il y a un prestataire, on lui transmettra ce document