2.1. Que peut-on dans tous les cas conserver ?
Il n’est pas nécessaire que les critères énumérés ci-dessus soient tous pertinents ; il suffit qu’ils s’appliquent de façon individuelle ou combinée.
On peut cependant avancer que les documents cités dans les pages suivantes doivent tout particulièrement être conservés, plutôt à titre définitif, certains cependant à titre temporaire.
2.1.1. Les archives de décision
Il faut bien évidemment conserver les archives de décision mais aussi celles d’information préalable à la décision ainsi que celles d’instructions relatives à la conduite des affaires traitées par le service.
Ceci est valable quel que soit le type de documents concernés.
Ces documents concernent plus particulièrement les organes décisionnels des Etats et des organisations:
les dossiers des membres du gouvernement, des directeurs d’administration, des exécutifs des collectivités locales, des institutions dirigeantes des organismes privés (assemblée générale, conseil d’administration, bureau, direction générale);
les dossiers de principe : par exemple, la réglementation élaborée par le secrétaire général (décisions, notes) et les instructions données par les différents organes administratifs du secrétariat général (notes de service, dispositions d’application);
tous les documents relatifs à la préparation et à la mise en œuvre de ces dispositions doivent être conservés : projets, avis des services ou des agents, texte définitif, documents d'application et/ou d'interprétation;
les travaux des commissions, comités et groupes de travail chargés d’une mission consultative et prévus par la législation ou la réglementation;
les décisions elles-mêmes : décisions, dispositions d’application;
les documents de réflexion : rapports, études .
2.1.2. Les documents établissant des droits
Ces documents qui établissement des droits, des preuves, sont indispensables en cas de contestation.
Ces documents n’ont pas toujours vocation à être conservés indéfiniment. Leur durée de conservation dépend largement des dispositions prévues en matière de contentieux.
Relèvent en particulier de cette catégorie :
les pièces comptables (devis, factures, bons de commande, ordonnancement des dépenses, frais de mission, justificatifs) nécessaires pour prouver le bon emploi des crédits votés et l’effectivité des versements opérés en cas de contestation par les agents ;
les pièces relatives à la passation d’un marché public, tout au long de son exécution et dans la période de contestation possible (le cahier des charges sert par exemple à prouver si un service ou une opération n’a pas été accompli par l’entreprise titulaire) ;
les dossiers de personnel; ces dossiers sont nécessaires, au-delà de la période où l’agent est en activité, pour la validation des services faits et la mise en liquidation des pensions ;
les titres de propriété et documents domaniaux ;
les baux et états des lieux pendant toute la durée de l’occupation.
2.1.3. Les documents récapitulatifs et les synthèses
L’existence de documents récapitulatifs permet la mise en œuvre d’éliminations importantes.
On peut prendre plusieurs exemples, tirés de différents domaines d’activité administrative :
les documents comptables sont intégrés dans des documents récapitulatifs qui globalisent dépenses et recettes de l’institution (registre, base de données) ; à l’issue de leur durée d’utilité administrative, les pièces comptables pourront donc être détruites ; seul le document récapitulatif, quelle que soit sa forme (papier, électronique), sera alors conservé ;
dans un dossier de réunion, on peut trouver à la fois les convocations, la liste des participants et une liste d’émargement ; si les deux derniers documents existent, les convocations peuvent être éliminées ;
si une activité donne lieu à des relevés mensuels et à un relevé annuel récapitulatif, on conservera uniquement le relevé annuel et on pourra détruire le relevé mensuel.
