2.3. Le cas des dossiers sériels
La sélection des dossiers sériels, produits dans le cadre d’une procédure administrative définie par la réglementation en vigueur, constitue le défi majeur auquel est confronté l’archiviste.
C’est en effet dans cette catégorie que son rôle et sa responsabilité sont les plus importants, car il ne peut toujours préjuger ni de l’intérêt des documents qu’il évalue ni de l’utilisation que les chercheurs peuvent en faire.
Le problème se pose tout particulièrement pour les dossiers nominatifs (notamment les dossiers de personnel) ; leur situation est en effet paradoxale pour deux raisons :
ils sont souvent volumineux et, en conséquence, ne peuvent être tous conservés dans leur intégralité, sous peine de saturer rapidement les magasins d’archives ;
même s’ils paraissent répétitifs, ils apportent des renseignements utiles pour comprendre la manière dont une procédure a été mise en œuvre ainsi que les résultats obtenus par l’organisation.
Les services d’archives ont mis au point plusieurs méthodes pour le traitement de ces dossiers sériels :
la désignation de spécimens qui permettent de garder la trace d’une activité, d’une procédure
le tri qualitatif
le tri sélectif représentatif
le tri aléatoire.
Aucun de ces critères n’est utilisé isolément. Plusieurs critères peuvent être employés pour l’évaluation d’un même fonds ou d’une même série de documents.
2.3.1. Le tri qualitatif
Ce tri peut être objectif ou subjectif :
dans le cas du tri objectif, il peut renvoyer à un critère technique, à un chiffre ou à une catégorie préexistante fixée par la loi ou le règlement (exemples : ne garder en intégralité que les dossiers de carrière des cadres et échantillonner ceux des employés ) ; autre exemple, ne garder que les marchés ou les contrats qui dépassent une certaine somme ;
dans le cas du tri subjectif, une plus grande liberté d’action est laissée au moment du tri.
Ce tri qualitatif répond au souci :
d’éliminer des catégories de documents trop volumineux ou répétitifs et sans intérêt global ;
de préserver des sources de renseignements utiles pour la recherche historique.
Cette pratique est fondée sur le caractère intrinsèque du document ou sur l'objet de l'action administrative.
2.3.2. Le tri sélectif représentatif
Il peut être alphabétique, chronologique ou topographique. Il pose toujours le problème de la révision régulière de l’échantillon représentatif adopté, en fonction de l’évolution des critères.
Alphabétique
Il aboutit à la conservation de dossiers nominatifs en fonction de critères patronymiques. Il est utilisé pour les dossiers de carrière.
Chronologique
Il vise à conserver des blocs de documents pour certaines années et non pour les autres. Le choix des années témoins peut être qualitatif (années significatives, importantes, exceptionnelles) ou systématique (1 année sur n). Il convient à l’analyse de certains documents relevant de l’analyse sur le long terme.
Topographique
Il peut consister dans la conservation de “ blocs-témoins ”. Il est tiré des méthodes statistiques utilisées, en France, par les services de statistiques agricoles ou par l’Institut national de la Statistique et des Études (INSEE), au Canada par Statistique Canada, en Belgique, le SPF Économie - Direction générale Statistique ou, en Suisse, l’Office fédéral de la Statistique.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Quel est l'organisme de mon pays ou de ma juridiction qui produit des statistiques sur la population et les activités économiques de mon pays, province, département ou État ? |
2.3.3. Le tri aléatoire
Il est directement inspiré de la technique des sondages.
Il est aisément utilisable pour les fonds sériels classés numériquement.
Le critère de sélection est alors la conservation d’1 dossier sur n (10, 100, 1000, etc).
