2.2. Existe-il des documents éliminables sans réflexion ?
Dans le sens inverse, peut-on dire qu’il y a des catégories de documents pouvant être éliminés sans réflexion approfondie ?
Oui.
Mais ne vous départissez jamais de prudence et de sens critique, sauf si vous êtes sûr de votre fait.
On peut citer les quelques catégories suivantes.
2.2.1. Les documents préparatoires
Ils précèdent la version définitive du document, généralement conservée à long terme: les formulaires statistiques repris dans un document récapitulatif, par exemple, relèvent de cette catégorie.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Que faire des versions préparatoires portant des différences de rédaction : entrent-elles dans cette catégorie ? Oui et non. Dans certains cas, un changement de mot peut avoir une grande signification pour l’Histoire ! Ce changement peut exprimer une prise de position politique ou diplomatique qu’il sera intéressant de préserver. Dans d’autres cas, les différents états de rédaction ne présenteront aucun intérêt |
2.2.2. Les documents établissant des preuves temporaires sans intérêt historique
Une grande diversité de pièces comptables relèvent en particulier de cette catégorie (des garanties, certains bilans et livres de compte) jusqu'au quitus donné par l'institution chargée du contrôle des comptes (Parlement, Cour des comptes).
Exemple :
Vous êtes chargé de gérer les dossiers des missions effectuées par les agents du service.
Vous constituez donc pour chaque mission un dossier comprenant :
l’ordre de mission,
les réservations,
les justificatifs fournis par l’agent pour le remboursement de ses frais,
les documents justifiant le remboursement de l’agent.
Ces documents doivent être conservés un certain temps (le temps de leur durée de vie administrative) pour permettre une justification comptable, pour prouver que les frais de mission ont bien été versés en cas de contestation par l’agent qui a effectué la mission.
Ces documents seront ensuite éliminés.
2.2.3. Les doublons administratifs
La “ chasse aux doublons ” est une source importante d'éliminations, surtout quand de nombreuses administrations sont impliquées dans une procédure.
Exemple :
Un groupe de travail regroupe plusieurs services sous l’autorité d’un d’entre eux qui en assure le secrétariat.
Tous les membres reçoivent copie des documents remis en séance et adressent au secrétariat, qui les redistribue, les documents qui leur sont demandés.
Seul le dossier du secrétariat, qui regroupe tous les documents reçus ou produits, devrait être conservé.
Méthode : Je me pose des questions :
Je me pose des questions | Cela signifie-t-il que lorsqu’un même document se trouve dans deux dossiers différents, il doit être automatiquement éliminé dans l’un des deux dossiers ? Ce n’est pas si simple. Un document prend généralement sa pleine signification dans le contexte d’un dossier. De ce fait, un même document peut prendre un éclairage particulier dans tel ou tel dossier, selon qu’il est entouré d’autres documents, différents selon les dossiers concernés, qui reflètent alors une approche différente. Donc dans ce cas aussi, la prudence et le sens critique doivent jouer. |
Que faire des collections chronologiques ?
Les collections chronologiques sont théoriquement constituées de doubles de courriers au départ. On peut donc légitimement penser que leur durée de conservation est limitée, les minutes de ces courriers étant conservées dans le dossier thématique. Cependant, dans le cas où ces dossiers thématiques n’existent pas, il faut alors conserver la collection chronologique, qui est la seule trace de l’activité du service.
Par ailleurs, lorsque les dossiers thématiques existent, avant d’éliminer la collection chronologique, mieux vaut pratiquer des sondages, dans le cas où les dossiers thématiques seraient mal tenus ou très lacunaires.
Enfin, il peut parfois être intéressant de conserver certaines collections chronologiques particulières (par exemple celle du directeur) qui reflètent l’ensemble d’une activité dans le temps, et non pas selon une approche thématique. Pour certains utilisateurs administratifs et chercheurs historiques, ces dossiers peuvent servir à reconstituer la séquence d’événements et à retrouver des pièces absentes des dossiers thématiques.
2.2.4. Les documents dits "pour information"
Ils concernent une affaire qui n’est pas effectivement traitée par le service qui ne leur donne donc pas de suite. Même quand leur volume est important, leur connaissance n’a qu’un intérêt ponctuel et temporaire, rapidement dépassé. Ils ne sont généralement pas enregistrés, ni classés dans un dossier.
C’est notamment le cas de certains imprimés comme des annuaires, catalogues et brochures ainsi que des inventaires, recueils et répertoires.
