4.1. Dans le cadre d'instructions
La destruction de documents engage une responsabilité. Il faut donc agir en fonction de la réglementation en vigueur dans l'organisation.
Renseignez-vous sur les textes existant : dans le secteur public, la loi d’archives prévoit parfois des dispositions sur la responsabilité et des sanctions à l’encontre de ceux qui détruisent impunément des documents publics.
Complément : Exemples de textes officiels
Dispositions de la loi d’archives française concernant l’évaluation et la sélection
Code du Patrimoine, livre II, article L212-3
A l'expiration de leur période d'utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, les documents mentionnés à l'article L. 211-4 et autres que ceux mentionnés à l'article L. 212-4 font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif et historique, destinés à l'élimination.
La liste des documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.
Décret 79-1037 du 5 décembre 1979, article 16
Le tri des documents incombe à la direction des Archives de France ; toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de tri et d'élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.
La direction des Archives de France établit les listes des documents dont elle propose l'élimination et les soumet au visa de l'administration d'origine. Toute élimination est interdite sans ce visa.
Les services, établissements et organismes ne peuvent s'opposer à l'élimination d'archives versées par eux dans les dépôts relevant de la direction des Archives de France qu'en raison de nécessités juridiques.
Lorsqu'il n'existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d'élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les archives dont l'élimination est proposée.
Cette faculté peut s'exercer dans un délai de trois mois, à l'expiration duquel la direction des Archives de France est habilitée à procéder à l'élimination.
Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu'ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la direction des Archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa.
Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique de la direction des Archives de France.
Dispositions de la loi fédérale suisse
Art. 8 Destruction de documents
1 Les documents qui doivent être proposés aux Archives fédérales ne peuvent pas être détruits sans leur autorisation.
2 Les Archives fédérales ne détruisent aucun document sans l’autorisation du service versant.
Au niveau des administrations, on peut aussi trouver des textes d’applications de ces dispositions qui déterminent les modalités pratiques de la procédure.
Dans le secteur privé, la destruction abusive d’un document important peut se révéler désastreuse : les entreprises ou organismes privés doivent donc prendre des dispositions pour réglementer les éliminations de documents.
Même si le sort des documents a été fixé dans un tableau d’archivage, cela ne dispense pas de dresser, avant l’opération de destruction, une liste des dossiers à éliminer. Cette liste devra être approuvée, validée, et signée par les autorités responsables. Elle portera la date de la destruction et le volume concerné. Ainsi, pas d’erreur possible, pas d’équivoque. Vous êtes administrativement couvert.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Que faire s’il n’existe aucun texte réglementaire fixant la procédure d’élimination ? Surtout ne pas éliminer sans autorisation. Vous devez obtenir un visa pour intervenir ou bien recommander aux agents chargés de l’élimination de l’obtenir. |
Plusieurs cas sont possibles :
vous cherchez qui sont les responsables hiérarchiques pour valider la liste des dossiers à éliminer ; vous en obtenez le visa prouvant qui endosse la responsabilité ; mais vous devrez reprendre cette procédure/négociation à chaque opération d’élimination ;
vous n’obtenez aucun visa ; vous remettez alors à plus tard l’opération d’élimination en attendant que les autorités réagissent;
vous vous inquiétez, au moment de l’élaboration du tableau d’archivage et de sa mise en application, de l’existence ou pas de tels textes réglementaires ; si ce n’est pas le cas, vous accompagnez les négociations de mise en application, d’une réflexion sur l’élaboration d’instructions fixant les modalités de destruction des documents, valables pour tous les services (ce qui ne dispense pas du visa ponctuel).
