3.1. Qu'est-ce que l'évaluation ?
Au stade courant, l’évaluation des documents consiste à déterminer combien de temps des documents doivent être conservés et à décider si ceux-ci ont une valeur à long terme suffisante pour justifier les coûts de conservation dans un service d’archives.
Cette fonction est fondamentale car elle détermine quels sont les documents qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être éliminés. On peut considérer ainsi qu’elle est au cœur de la profession d’archiviste.
L’évaluation exige que nous comprenions:
soit l’univers des documents produits par un organisme,
soit l’univers des producteurs de documents,
soit les deux.
Mettre au point une politique d’évaluation des documents produits par un organisme est crucial et stratégique. C’est important parce que la quantité de documents à évaluer est énorme, voire écrasante. L’approche retenue est souvent une décision stratégique.
Le choix d’une stratégie, à ce stade, devra aussi tenir compte des connaissances et des compétences du personnel, en l’occurrence vous-même et les autres employés qui vous aideront.
Si vous êtes aussi responsable d’archives définitives, il est certain que vous pourrez prendre des décisions sur l’ensemble des documents. Si vous n’êtes responsable que des archives courantes, vous voudrez peut-être limiter vos décisions à certains types de documents (valeur administrative, légale ou fiscale) et consulter un archiviste responsable d’archives définitives pour vous assister dans les autres cas, particulièrement pour déterminer quels documents ont une valeur définitive.
