4.3. Le classement en fonction de l'expéditeur ou du destinataire
Il paraît faussement simplifier le classement et même la recherche.
En réalité, il n'aboutit qu'à la fragmentation des dossiers qui deviennent inexploitables (aucun dossier n'est complet, les partenaires sur une même affaire pouvant être nombreux). Pour reconstituer une affaire, il faut alors recourir à différents dossiers ainsi que disposer d'une très bonne connaissance préalable des affaires traitées et des rouages administratifs pour savoir qui a traité quoi.
Exemple :
On va classer dans le même dossier toutes les lettres, les devis, les factures reçus par un même fournisseur de matériel informatique, même s'il s'agit de dossiers de commandes différentes, faites à des périodes différentes, imputées sur des budgets différents, et à l'attention de services différents. Et dans un autre dossier, toutes les lettres, les bons de commandes, les règlements adressés à ce même fournisseur. Si on veut suivre une commande spécifique, on est alors obligé de recourir à deux dossiers.
