2.1. Quelles tâches effectuer ?
Il convient avant tout d’en dresser une liste afin de les positionner les unes par rapport aux autres et d’établir des priorités.
En voici une liste indicative, classées par domaines d’action.
Enregistrer des documents concernant les affaires
ouvrir le courrier ;
trier et analyser les documents, notamment séparer les documents à enregistrer et les documents à ne pas enregistrer ;
attribuer les références ;
enregistrer les documents à l'arrivée et au départ, y compris les notes internes, voire procéder à leur numérisation ;
Gérer le flux de l'information
répartir les documents en respectant l'attribution des tâches ;
communiquer les documents aux demandeurs et enregistrer leur mouvement ;
surveiller les délais de retour des documents ;
réintégrer les documents revenus de communication ;
Conservation
créer les dossiers et les dossiers suspendus ;
classer les documents après leur traitement ;
Recherches d'informations
effectuer des recherches concernant soit une affaire, soit un thème particulier ;
rechercher des informations par l'intermédiaire d'autres sources (Internet, Intranet), les exploiter et les transmettre ;
Archivage
passer en revue les dossiers et procéder à l'élimination des doubles ;
éliminer les dossiers dont la dure d'utilité administrative est échue ;
rédiger le bordereau de versement ;
préparer les boîtes de transfert ;
Administration du système
préparer un plan de classement ;
préparer un tableau de tri et de conservation ;
réviser les droits d'accès aux différents documents.
