Module 15 - Section 7 : Fiches pratiques (intervention maximum)

ouvrir dès réception l’ensemble du courrier, apposer le cachet du service sur tous les documents, les dater et bien séparer les documents à enregistrer de ceux à ne pas enregistrer ;

pour les courriers demandant une réponse extrêmement urgente, fournir une copie à l’agent chargé de la réponse pour ne pas retarder le traitement et lui substituer l’original dès l’enregistrement effectué ;

ne pas chercher à coter les documents dès leur arrivée si le flux est trop important.

avoir un organigramme à jour à disposition avec une désignation la plus précise possible des attributions de chacun ;

installer des bacs à courrier nominatifs pour la répartition du courrier (à l’usage des agents responsables du traitement ou des personnes chargées de la distribution du courrier) ;

indiquer ou faire indiquer par la hiérarchie sur les documents si ceux-ci sont transmis pour information ou pour action ;

désigner ou faire désigner précisément la ou les personne(s) responsables du traitement de l’affaire ;

pour les documents pour information devant circuler entre les mains de plusieurs personnes, joindre au document un papillon avec les initiales des différentes personnes afin qu’elles puissent y apposer leur paraphe après en avoir pris connaissance ;

installer un bac à courrier pour le courrier que les agents retournent au service de gestion des documents après l’avoir traité ;

se créer des feuilles de style et des documents types pour les réponses les plus courantes ;

préparer au fur et à mesure de la rédaction du courrier au départ les parapheurs à la signature du responsable hiérarchique ;

se créer de petits formulaires (feuilles d’emprunt, fantômes) pour l’emprunt des dossiers ou des documents pour consultation.

au moment de la mise en œuvre d’un nouveau plan de classement, créer à l’avance toutes les pochettes, boîtes ou dossiers suspendus correspondant, même s’ils ne doivent pas tous être utilisés par la suite ;

récupérer régulièrement auprès des agents les documents ou dossiers empruntés ;

profiter du classement des documents dans les dossiers pour éliminer les doubles ;

se faire un petit carnet d’adresses utiles (équipe intérieure, fournisseurs de matériel, déménageurs, etc.).

constituer de petites fiches pratiques pour chaque type de recherche récapitulant toutes les informations récupérées ;

penser à consulter les anciens plans de classement et les bordereaux de versement des documents déjà transférés à un service d’archives.

profiter des périodes de réduction de l’activité pour préparer les archivages (congés scolaires, absence du responsable hiérarchique) ;

ne pas commencer son versement avant d’avoir fait le tour des bureaux pour récupérer les documents ou dossiers manquants ;

prévoir de l’espace pour la préparation des versements (étagères, tables).

profiter des recherches effectuées pour la hiérarchie pour la sensibiliser à l’importance de la gestion des documents ;

s’informer sur les activités de son organisation afin d’en connaître l’évolution et de préparer la mise à jour des plans de classement ;

trouver, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, des interlocuteurs professionnels de la gestion des documents afin de demander des conseils utiles (archivistes, gestionnaires de documents).