2.2. A quelles contraintes faire face dans l'exercice du travail ?
L'organisation de la journée de travail des gestionnaires de documents dépendra de plusieurs facteurs, certains internes à l’organisation, d’autres externes.
Facteurs internes à l'organisation
horaires de travail personnels ;
horaires de travail de la hiérarchie ;
rythme d'activité de l'organisation (quotidien, saisonnier) ;
existence d'autres tâches à assumer : standard, secrétariat, traitement d'affaires ;
Facteurs externes à l'organisation
nécessité d'enregistrer le courrier à l'arrivée afin de ne pas retarder le traitement des affaires ;
horaires de levée du courrier afin de ne pas retarder l'acheminement de la correspondance au départ ;
éviter d'accumuler des retards.
Parfois, les deux types de facteurs peuvent être conjugués.
La contrainte principale consistera dans les horaires de levée et d'arrivée du courrier.
Il faut faire coïncider vos propres horaires de travail avec les heures d’arrivée du courrier (dans certaines administrations, il arrive très tôt) ou avec des permanences du service (dans ce cas, il faut pouvoir assurer la fonction recherche notamment).
La contrainte principale consistera dans les horaires de levée et d'arrivée du courrier.
De toutes les façons, il conviendra d'organiser sa journée de travail de manière à ne pas retarder le travail des gestionnaires. L'enregistrement du courrier sera donc primordial.
