2. Les utilisateurs à des fins de recherches administratives
Les créateurs des documents demeurent les premiers utilisateurs de leurs archives. Ce sont d'abord eux et les collègues de leur administration qui doivent pouvoir consulter ces archives à toutes fins utiles :
information,
audit,
vérification,
rapports, etc.
La liste des usages possibles peut s'allonger indéfiniment.
Exemple :
Ainsi, des devis et des factures préparés pour l'achat de mobilier de bureau pourront être consultés non seulement par ceux qui les ont utilisés pour effectuer cet achat, mais aussi par plusieurs autres responsables (experts comptables chargés de la gestion du budget, responsables de l'audit, etc.).
Dans nombre d'administrations publiques, des documents sont créés qui peuvent servir à la justification des droits des personnes physiques ou morales.
Exemple :
Des documents pouvant attester des qualifications électorales d'un citoyen doivent être accessibles à tous les citoyens.
Dans un contexte où plusieurs États se sont donné des législations d'accès à l'information, cette notion de justification des droits est fondamentale et peut être associée à celles de recherche de preuves ou de recherche administrative. Elle touche tous les producteurs qui doivent rendre régulièrement des comptes, rechercher des traces de leur action pour répondre aux demandes des usagers ou assurer leur propre fonctionnement. Parce qu'elle met à leur disposition des documents d'archives créées hier, elle intéresse aussi tous les citoyens.
Exemple :
La comptabilité, les marchés publics, les dossiers de personnel, les réalisations techniques dans divers contextes : bureau d'architecte, entreprise commerciale, municipalité, etc.
Tous les documents qui attestent des études et du parcours professionnel, dont les bulletins de salaire, sont accessibles à la fois au gouvernement et au citoyen pour vérifier les niveaux d'impôts à payer certes, mais aussi pour faire valoir les droits à la retraite.
Les hôpitaux doivent garder les dossiers médicaux des patients pour d'abord assurer le suivi de soins par un médecin et, éventuellement, par d'autres spécialistes qui interviendront dans un traitement. A posteriori, ils pourront aussi servir à des recherches à plus long terme, à des vérifications (exemples : recherches de personnes transfusées en France au moment de l'affaire du sang contaminé ; familles à risque dans le cas de nouvelles pathologies dont on soupçonne une origine génétique, etc. ).