3.1.3. La chaîne archivistique
L'intervention de l'archiviste comprend l'inventaire et le classement des documents et des dossiers. L'inventaire des dossiers est le résultat de l'opération qui consiste à prendre connaissance des dossiers de l'organisme ou des services et de leurs usages. Un cadre de classement des documents et des dossiers est une nomenclature servant de guide, pour chaque service, à la mise en ordre de ses documents et dossiers courants.
L'évaluation consiste à apprécier les différentes valeurs d'usage d'ensembles de documents ou de dossiers (preuve, action administrative, témoignage, information). Pour les ensembles qui n'ont qu'une valeur temporaire, le service et l'archiviste détermineront au terme de quels délais ils peuvent être triés et éliminés ; pour ceux qui sont jugés de valeur permanente, on prévoira les modalités de leur conservation permanente et de leur transfert dans un service d'archivage approprié.
L'évaluation précède ce que l'on appelle le tri ou la sélection qui consistent à distinguer les documents ou les dossiers que l'on garde de ceux que l'on va éliminer. Afin d'aider les services producteurs à préparer les tris, les services d'archives élaborent en concertation avec eux des échéanciers de conservation[1] ou calendriers de conservation, ou tableaux de gestion qui dressent la liste des documents et dossiers avec la durée des échéances de tri et d'élimination.
Le classement et la description des archives courantes doivent être faits de telle façon qu'ils préparent les échéanciers de conservation et facilitent les tâches suivantes du traitement archivistique, celles des archives définitives notamment en matière de classement (abordé dans le module "Traitement des archives définitives") et de description.
Enfin, on peut dire que les archives numériques imposent une intervention de l'archiviste dès la création des documents ou des dossiers et une discipline plus rigoureuse encore. La démarche est la même que pour les documents matériels, la même qu'il s'agisse des classeurs matériels ou de la mémoire des ordinateurs.
Avec l'évolution générale vers l'administration électronique, cela sera de plus en plus vrai dans l'avenir.