1.2. Les archives sont des services administratifs
Le mot archives désigne aussi des institutions ou des services administratifs (publics ou privés) qui ont pour mission de conserver les fonds d'archives d'une institution ou d'un groupe d'institutions (publiques ou privées).
Dans ce cas, on ajoute au mot « archives » l'adjectif qualificatif qui définit le statut du service d'archives, qui identifie habituellement la juridiction ou le type d'organisme de qui dépend le service.
Exemple :
Les expressions : «Archives nationales» pour l'institution qui conserve les archives de l'État,
«Archives régionales» pour le service qui conserve les archives des institutions régionales,
«Archives municipales» pour le service responsable des archives des municipalités et des communes, «Archives hospitalières» pour celui des archives des hôpitaux etc.
Comme il s'agit de services ou d'institutions, le mot archives est employé avec une majuscule, dans le cas de ces expressions.
Dans les États fédéraux, les Archives nationales peuvent désigner les archives de l'État fédéral (par exemple Archives nationales du Mali), ou celles de chacun des États qui composent la fédération (Par exemple, « Bibliothèque et Archives nationales du Québec »).
Les services d'archives publics, voire privés, peuvent conserver plusieurs fonds d'archives publics ou privés. Ainsi un service d'archives ne s'identifie pas toujours par un seul fonds ou un seul producteur.
Exemple :
Un service d'archives municipal peut aussi conserver avec le fonds d'archives de la municipalité, celui de la régie des transports municipaux, celui de la société d'habitations à loyers modérés ou de l'association municipale des sports qui gère les équipements sportifs dont la ville est propriétaire, celui de l'hôpital, etc. Des Archives nationales peuvent conserver aussi des archives privées ayant un intérêt pour l'État et l'histoire.