Introduction
L’objectif ultime de la fonction archivistique du tri est de désigner les documents d’archives qui possèdent les qualités nécessaires pour en justifier la conservation définitive.
Voilà un bel énoncé théorique qui, avouons-le, n’est pas toujours aisé à traduire en des critères bien concrets.
La littérature archivistique des dernières années, particulièrement celle de nos collègues anglophones, comprend de nombreuses discussions des critères objectifs qui devraient guider l’archiviste dans son travail d’évaluation.
S’y affrontent diverses théories et méthodologies aux mérites divers, particulièrement les variantes canadiennes, britanniques, américaines et australiennes de l’approche fonctionnelle et de la macro-évaluation, c’est-à-dire le choix des producteurs des documents les plus significatifs.
D’autres préfèrent plutôt recourir à une méthode plus près de la bibliothéconomie en s’efforçant plutôt de définir des stratégies de documentation, etc.
Toutes ces méthodes fournissent des outils d’analyse intéressants, mais il faut reconnaître qu’il n’y a pas encore unanimité et que le débat n’est pas terminé.
En attendant de se mettre d’accord sur une méthodologie universelle, chaque archiviste doit trouver pour soi-même les moyens efficaces d’en arriver à des décisions justes et éclairées dans le contexte de sa propre pratique de tri.
Pour encadrer vos activités de tri, Bibliothèque et Archives nationales du Québec a élaboré des critères permettant d’effectuer des activités de dégrossissement et de tri.
Critères de dégrossissement pour un traitement sommaire
Le dégrossissement consiste à donner à un fonds ou à une série sa forme définitive en éliminant les documents ne contenant aucune information utile. Ces critères ont été élaborés surtout pour faciliter le travail d’évaluation monétaire des fonds d’archives. Cependant, leur application permet aux services d’archives de regrouper et d'éliminer certains documents lors de leur acquisition et ainsi en accélérer l’accès aux chercheurs. L’activité de dégrossissement peut précéder le travail de tri lorsque le fonds d’archives fera l’objet ultérieurement d’un traitement définitif plus élaboré.
Critères de tri pour un traitement définitif
Ces critères permettent de séparer les documents à conserver de ceux à éliminer après évaluation de leur intérêt archivistique. Ils permettent de baliser la notion d’intérêt pour la recherche, afin d’aider le personnel à bien distinguer ceux qui témoignent des activités de la collectivité de ceux qui ne le font pas.
