2.5. Tri périodique
Même s’il est toujours préférable d’effectuer la plus grande partie du tri archivistique dès l’entrée des archives au centre d’archives définitives, il n’est pas toujours possible de le faire à ce moment :
dans certains cas, l’archiviste responsable conserve un certain doute sur des dossiers particuliers ;
dans d’autres, des ensembles de dossiers paraissent uniques et importants même s’ils ne proviennent pas directement du principal producteur ou responsable d’une fonction.
Parce que la décision d’éliminer des documents est sans appel, la règle de base demeure toujours qu’en cas de doute, on devrait conserver.
Néanmoins, la décision de conserver certains documents au moment d’un premier tri ne devrait aucunement empêcher l’archiviste de procéder par la suite à des élimination. Il est possible que des ensembles de documents que l’on croyait uniques ne le sont pas ou qu’un versement postérieur nous procure des ensembles de dossiers qui s’avèrent plus riches ou plus fiables.
L’archiviste ne devrait jamais hésiter à entreprendre des actions périodiques de tri de l’ensemble de ses fonds et collections pour éliminer les doublons et réviser les premières décisions de conservation à la lumière de nouveaux contextes. Cette possibilité enlève beaucoup de la pression professionnelle exercée sur l’archiviste qui doit prendre des décisions d’éliminations sans être parfaitement sûr de la justesse de ses décisions. Il est toujours possible d’éliminer plus tard des dossiers conservés ; il n’est plus possible de recréer ou de retrouver des dossiers éliminés par erreur ou en raison d’informations incomplètes.
