2.4.3. Échantillonnage
L'archiviste se voit souvent confronté à de volumineux ensembles de documents d'archives d'une même provenance et contenant des données semblables. Ces dossiers sériels peuvent porter sur des individus, des événements, des actions, des produits etc. ; ils sont tous le résultat d'une procédure ou d'une fonction bien définie.
Exemple :
Les dossiers de quittance de taxes municipales, les dossiers d'admission d'un hôpital ou les dossiers de la gestion d'un programme de sécurité sociale.
Généralement, on ne peut les éliminer en bloc parce qu’ils peuvent représenter un certain intérêt, mais on est sûr qu’en raison de leur masse, ils ne devraient pas tous être conservés. Souvent des documents récapitulatifs existent pour résumer les contenus de ces ensembles et il suffit d’en conserver une certaine quantité pour témoigner de la gestion d’un programme et de l’application des procédures particulières à ce programme.
L’échantillonnage constitue une forme particulière de tri permettant de retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement. L’expression clé «représentatifs d’un ensemble» constitue le défi le plus important de la définition de l’échantillonnage puisque l’archiviste doit adapter sa méthode de sélection de l’échantillon aux particularités de l’ensemble de documents.
C’est pourquoi il existe plusieurs sortes d’échantillonnage. S’inspirant de l’ étude RAMP de Félix Hull[1], Christine Pétillat et Hélène Prax nous en proposent quatre :
le prélèvement d’exemples ou spécimens ;
le choix délibéré, ou qualitatif, des échantillons, selon un plan préétabli ;
l’échantillonnage systématique, également fondé sur une base préétablie (numérique, chronologique) ;
l’échantillonnage aléatoire, selon une méthode objective et scientifique.
Aux problèmes de sélection de la méthode d’échantillonnage, s’ajoute la nécessité d’établir un pourcentage satisfaisant pour s’assurer que l’ensemble retenu est représentatif de l’ensemble original ; retiendrons-nous 2%, 5% ou 20% ?
Tous les auteurs qui abordent la question de l’échantillonnage s’entendent pour enjoindre l’archiviste de ne l’utiliser qu’en dernier recours et avec d’infinies précautions incluant la consultation de collègues et de chercheurs pour valider les paramètres de la méthode choisie.
