Module 6 - section 3 : Tri archivistique

Nous avons déjà mentionné cette approche dans le chapitre 4 de la section 2 en abordant la question de la prospection dans la collecte de fonds d’archives. Cette logique qui peut s’avérer utile en gestion des documents peut aussi servir à l’évaluation d’archives définitives.

S’appuyant sur la logique de la provenance des documents, l’approche fonctionnelle requiert :

• dans un premier temps, une analyse approfondie des activités et des fonctions de l’organisme afin de désigner les producteurs des documents les plus importants ;

• dans un deuxième temps, c’est sur la base de cet examen qu’elle ordonnera la conservation des documents selon un ordre de priorité qui porte sur la nécessité de conserver les documents qui témoignent de ces activités et fonctions.

L’approche fonctionnelle est souvent la solution utilisée dans un contexte où les ressources manquent pour recourir à un processus complet de sélection. Elle assure que les personnels travaillent en priorité sur les fonds les plus importants.

Lié à des justifications associées à la gestion du risque, son recours se formule souvent autour de la question : "Qu’arriverait-il si les archives que j’évalue n’étaient pas disponibles ?"

Il est certain que des réponses à ces questions sont plus faciles à trouver si le mandat de conservation du centre d’archives se restreint aux seules archives administratives.