1.2. Versements directs du service producteur
Dans les organismes sans programme de gestion des documents (et parfois même dans les organismes où un programme de gestion des documents est en activité), l’archiviste responsable des archives définitives doit travailler à partir d’ensembles de documents pour lesquels aucune élimination n’a encore été faite.
On y retrouve toute la gamme des documents produits et reçus par un service administratif, aussi bien des documents de routine que les archives les plus importantes. Il ne s’agit pas vraiment d’un vrac puisque les archives courantes sont bien classées par leur producteur.
Dans ces cas :
L’archiviste devra résister à la tentation de tout transporter au centre d’archives définitives (si c’est toujours possible) et procéder par étapes en préparant d’abord un inventaire préliminaire sommaire (état des lieux). Un tel outil lui permet de mieux connaître l’ensemble des documents d’archives disponibles et de reconnaître d’emblée les types de documents (documents de routine, répétitifs et documentations diverses) qui n’ont aucune qualité d’archives définitives. Cet outil servira aussi à mieux préparer le tri et le traitement éventuels des dossiers et documents retenus afin d’en réaliser éventuellement une évaluation et un tri définitifs aux termes desquels seuls seront retenus et traités les archives définitives.
Si l’archiviste a du accepter de tout transporter au centre d’archives sans bordereau de versement, les éliminations de dossiers doivent évidemment être opérées avec la même rigueur que les éliminations avant versement et dans le même respect des procédures réglementaires en vigueur.
Une mention particulière doit être faite des éliminations dites « de corbeille », qui auraient dû être effectuées dans les bureaux producteurs mais qui ne l’ont pas été. Dans certains cas, elles peuvent représenter un gros volume car le service producteur, sans personnel formé à l’archivage, a pu conserver une grande quantité de papiers inutiles :
stocks de circulaires,
imprimés vierges,
enveloppes,
bordereaux d’envoi,
documentation imprimée (notamment des revues mélangées aux dossiers d’archives et des rapports annuels).
Il ne faut pas faire l’économie d’un tri et le programmer dans les meilleurs délais. Le remettre à plus tard signifie la plupart du temps qu’il ne sera pas fait. Il faut profiter du fait que les employés du service producteur sont souvent encore là pour vous confirmer ou infirmer l’importance relative de certains types de documents et les consulter au besoin avant de prendre des décisions finales. Un tel contact les aidera à prendre conscience des types de documents de corbeille qui devraient être éliminés et leur permettra probablement à faire le travail la prochaine fois.
