1.3. Archives privées
L’entrée et le tri des archives privées se préparent de façon semblable à celles des archives reçues directement du producteur à cette différence près que, dans beaucoup de cas, on ne peut présumer d’un classement préalable des archives courantes.
Bien qu’il existe des exceptions heureuses, on constate généralement que
une personne individuelle n’a pas toujours soigneusement classé ses archives parce qu’elle est la seule à les utiliser et qu’elle en connaît intimement le contenu ;
dans le cas d’une association, la diversité des responsables successifs fait généralement en sorte que les classements, lorsqu’ils existent, n’obéissent pas toujours aux mêmes critères.
C’est pourquoi, avant de mettre les documents dans des cartons, il est recommandé de procéder d’abord à une description sommaire des ensembles de documents pour en vérifier la nature et préparer un inventaire préliminaire sommaire (état des lieux).
Comme pour les versements directs du producteur d’archives administratives, cet outil servira à désigner les types de documents intéressant le centre d’archives définitives et à mieux préparer le tri final et le traitement éventuel des documents retenus à titre d’archives définitives.
