6.1. Constituer les unités de conditionnement
L’article est un ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement.
L’article constitue ainsi la principale unité matérielle pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.
Chaque article est individualisé par une cote[1] et peut être lié à une analyse[2].
Attention :
Dans l’idéal, un dossier[3] devrait constituer un article[4].
Mais, il convient de distinguer l’article du dossier (niveau intellectuel de classement et de description) et de la boîte d’archives (conditionnement matériel).
En fait, un article peut abriter :
un groupe de dossiers,
un dossier,
voire une pièce.
Tout dépend du volume des documents.
Par exemple :
Le dossier d’un grand chantier public peut facilement représenter plusieurs mètres linéaires et ne peut donc en aucun cas constituer une entité manipulable; dans ce cas, le dossier sera réparti entre plusieurs cartons, chaque carton ayant sa cote et constituant un article. Inversement, un carton peut contenir plusieurs articles cotés.
L’article doit :
pouvoir être manipulé aisément (ne pas excéder dix centimètres d’épaisseur, ni être trop lourd),
avoir une cohérence intellectuelle.
À une cote, il est préférable de faire correspondre une analyse et une seule s’appliquant au dossier ou à tous les dossiers constituant l’article.
Une telle pratique contribue à faciliter la compréhension des ensembles de documents décrits en évitant de présenter, derrière une cote, des descriptions trop hétérogènes.
Exemple :
Mauvaise pratique :
Commune de XXX | ||
|---|---|---|
2 O 1 . . | Administration générale. – Maires et adjoints : états nominatifs, bulletins de renseignements (1874-1881). Personnel (1820-1939). Instruction publique (1892-1926). Rectification d’état civil (1901). Biens. – Recensement des biens communaux (1845, 1860). Usurpations (1823-1877). Aliénations (1850-1933). Partage des terrains communaux de la section de Merciel (1929-1933). Acquisition (1937). Plan. – Plan de partage, 1933 | 1820-1939 |
2 O 2 | Édifices et travaux. – Maison d'école : baux de location, travaux de construction et réparations, latrines, préaux couverts et murs de clôture. Plans. – Plan de situation (1879) ; plan de situation et de détails des préaux et latrines (1884). | 1843-1939 |
2 O 3 . . | Édifices et travaux. – Église et presbytère : travaux de réparations, location du presbytère (1820-1939). Cimetière : appropriation, travaux d'agrandissement (1885-1939) ; conversion de l'ancien cimetière en place publique et vente de pierres tumulaires (1835-1839) ; concessions de terrain (1910-1940). Monument aux morts (1923). Travaux divers (1885-1937). Plans. – Plan de l'église, élévation principale et longitudinale (1850) ; plans d'agrandissement du cimetière, échelle 1/125 et 1/2500 (1936). | 1820-1940 |
2 O 4 | Comptabilité. – Budgets (1874-1896, 1935-1939). Comptes de gestion (1910-1940). | 1910-1940 |
Bonne pratique :
Il est impossible de faire une description à plusieurs niveaux conforme à ISAD(G) car les articles sont très hétérogènes. Il aurait fallu constituer les articles différemment.
Commune de XXX | ||
|---|---|---|
2 O 1 | Administration générale. – Maires et adjoints : états nominatifs, bulletins de renseignements (1874-1881). Personnel (1820-1939). Instruction publique (1892-1926). Rectification d'état civil (1901). | |
2 O 2 | Biens. – Recensement des biens communaux (1845, 1860). Usurpations (1823-1877). Aliénations (1850-1933). Partage des terrains communaux de la section de Merciel (1929-1933). Acquisition (1937). Plan de partage (1933). | 1820-1939 |
2 O 3-4 | Édifices et travaux. 2 O 3 Maison d’école : baux de location, travaux de construction et réparations, latrines, préaux couverts et murs de clôture. Plan de situation (1879). Plan de situation et de détails des préaux et latrines (1884). 2 O 4 Église et presbytère : travaux de réparations, location du presbytère (1820-1939). Cimetière : appropriation, travaux d'agrandissement (1885-1939) ; conversion de l'ancien cimetière en place publique et vente de pierres tumulaires (1835-1839) ; concessions de terrain (1910-1940). Monument aux morts (1923). Travaux divers (1885-1937). Plan de l'église, élévation principale et longitudinale (1850). Plans d'agrandissement du cimetière, échelle 1/125 et 1/2500 (1936). | . . 1843-1939 . . . 1820-1940 . |
2 O 5 | Comptabilité. – Budgets (1874-1896, 1935-1939). Comptes de gestion (1910-1940). | 1910-1940 |
