6.2. Coter matériellement le fonds
Pour les fonds clos
Il est préférable que la cotation des types de documents semblables suive l’ordre logique du classement intellectuel.
En cas de réintégrations, par exemple pour des fonds privés, on ne modifie pas une cotation utilisée depuis longtemps : on cote à la fin les accroissements.
Selon les pratiques de votre centre d’archives, des séquences de cotes différentes seront utilisées pour chacun des types de documents conservés selon des conditionnements différents : les cartes, les photographies, les cassettes audiovisuelles et les formats électroniques auront chacun des séquences de cotes différentes.
Pour les fonds ouverts
La cotation est faite en continu, au fur et à mesure des entrées.
De fait, la cote n’est plus qu’un identifiant d’unité documentaire utile à la description, au rangement, à la communication.
L’ordre numérique des cotes étant dépourvu de toute signification logique, les notices descriptives seront ordonnées dans un ordre différent, qui pourra être alphabétique, chronologique ou systématique : on aura alors un instrument de recherche méthodique.
Exemple :
Fonds de la Direction départementale de l'Équipement | ||
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Aménagement du territoire et environnement | ||
Études d'aménagement | ||
Il s'agit d'études concernant le bilan et l'impact de l'urbanisation et de l'aménagement foncier sur les finances communales. | ||
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Ambert | 1982-1987 | 2165 W 3 |
Ancizes (Les) | 1994-1995 | 2165 W 18 |
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Ambert | 1982-2008 | 2165 W 137 |
Ancizes (Les) | 1972-1994 | 2165 W 57 |
Documents d'urbanisme | ||
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Ancizes-Comps (Les) et Saint-Georges-de-Mons (groupement d'urbanisme), plan d'urbanisme directeur : dossier de révision. | 1974 | 1894 W 4 |
Ancizes-Comps (Les) et Saint-Georges-de-Mons (groupement d'urbanisme), projet de plan d'urbanisme directeur. | [1965] | 1894 W 86 |
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Consommation des zones NA du 1er janvier 1990 au 30 juin 1991 par communes et numéros de dossiers de permis de construire (de Aubière à Volvic). | 1990-1991 | 1671 W 18 |
Liste des opérations réalisées (1988-1989) et évolution des zones NA (1983-1987) pour les subdivisions de Clermont-nord, Clermont-sud, Clermont-est, Clermont-ouest, Billom, Châtelguyon, Saint-Amant-Tallende, Vic-le-Comte. | 1983-1989 | 1671 W 17 |
