1.1. Description et instruments de recherche
On appelle instruments de recherche tous les outils papier ou informatisés énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux utilisateurs.
Quel que soit leur support, quel que soit le niveau de description auquel ils se situent, les instruments de recherche doivent respecter des principes communs.
Un instrument de recherche doit mettre en évidence la structure du ou des fonds qu’il décrit, c’est-à-dire la hiérarchie de ses différents composants.
Cela se fait systématiquement dans des instruments de recherche sur papier par le biais des titres et sous-titres.
Dans le cadre de bases de données, on oublie parfois de mettre cette structure en évidence : il arrive que l’on accumule des fiches décrivant chacune une unité archivistique sans la replacer dans le contexte hiérarchique de production. Pour bien éclairer le chercheur, la constitution d’une base de données doit donc absolument prendre en compte ce paramètre de contextualisation de l’information.
Attention :
Diversité des instruments de recherche
Nous verrons dans la suite de cette section la très grande diversité des instruments de recherche qui peuvent être créés selon le contexte et la nature des archives à décrire.
En effet, les salles de lecture des services d’archives comportent d’anciens inventaires que l’archiviste devra être capable de reconnaître.
Une connaissance des différentes catégories d’instruments de recherche peut également aider l’archiviste à décider jusqu’à quel niveau de détail il ira dans le traitement et la description d’un fonds.
En revanche, une typologie très précise des instruments de recherche est moins utile pour les usagers des archives. Par exemple, les instruments de recherche consultables sur le site Internet des Archives nationales d’outre-mer (http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/) sont répartis en deux grandes catégories : état des fonds (outil d’orientation générale dans les fonds conservés à Aix-en-Provence) et inventaires détaillés.
