1.2. Description à plusieurs niveaux
La description archivistique se fait à plusieurs niveaux.
On regroupe au niveau supérieur les informations communes à plusieurs unités documentaires et on évitera autant que possible de les répéter jusqu’au niveau de ces unités ; on établit ainsi entre différentes descriptions des liens hiérarchiques ; c’est un des points fondamentaux de la pratique de la description archivistique sur lesquels insiste la norme ISAD(G)[1].
On peut donc considérer que, dans tout instrument de recherche, les éléments de description prévus par la norme ISAD(G) doivent être répartis de la manière suivante :
d’une part les éléments communs à plusieurs des unités décrites et qui de ce fait, se rapportent au(x) niveau(x) de description supérieur(s) à celui auquel est établi l’instrument de recherche ;
d’autre part les éléments spécifiques à chacune des unités décrites, la nature de ces unités déterminant le type de l’instrument de recherche (cf. 2. Première étape : niveau de description, différents instruments de recherche).
Ces éléments sont au minimum : la référence de l’unité décrite, son analyse et ses dates extrêmes.
Pour chaque unité, il est ainsi établi une notice descriptive.
Dans une base de données informatique, il doit être possible d’accéder à ces différents niveaux de description grâce à un mode d’interrogation en arborescence, qui permet à l’utilisateur de prendre connaissance par degrés des informations.
La description doit se faire selon un plan qui établit à l’avance les principaux paramètres de l’instrument de recherche à préparer.
Il varie selon plusieurs facteurs, notamment:
les types, l’importance et la complexité des documents traités,
les politiques du centre d’archives
et les modes de diffusion prévus.
Nous présentons ici les principales étapes obligatoires d’un projet de description. Dans la pratique, plusieurs de ces étapes sont concurrentes ; vous adapterez donc le processus en tenant compte de votre situation à condition cependant de bien déterminer à l’avance les objectifs que vous poursuivez en vous rappelant qu’il est essentiel de terminer le travail dans un laps de temps le plus court possible : la moitié d’un instrument de recherche n’est utile à personne.