2.2.2. Description jusqu'au niveau du dossier : le répertoire
Cet instrument de recherche
décrit de manière plus ou moins développée la totalité des dossiers ou des sous-dossiers d’un fonds ou d’un sous-fonds,
ne donne que des intitulés (différents des analyses d’un inventaire).
À noter :
que la plupart des répertoires sont des répertoires numériques, c’est-à-dire dans l’ordre des cotes,
mais qu'on peut réaliser aussi des répertoires méthodiques, dans un ordre logique indépendant des cotes.
La description peut être plus ou moins détaillée, ce qui détermine deux sortes de répertoires.
Répertoire numérique
Le répertoire numérique présente les dossiers dans l’ordre des cotes et indique, pour chaque dossier :
la cote,
l’intitulé,
les dates extrêmes des documents.
Exemple :
Organisation consulaire
Vie institutionnelle
5 ETP 1 Création. – Décret impérial du 30 septembre 1807, lettre du sous-préfet de Lorient du 31 octobre 1807, minute du procès-verbal de la première réunion de la chambre de commerce du 28 novembre 1807.
1807-1808
5 ETP 2 Organisation, missions et historique. – Correspondance, textes officiels, rapports, états annuels de la situation administrative envoyés à la préfecture, extraits de registres des délibérations, notices.
1885-1965
5 ETP 3 Modifications des statuts. – Correspondance, textes officiels, extraits des registres des délibérations, rapports et comptes rendus de réunions.
1937-1946
5 ETP 4 Cent cinquantenaire de la chambre de commerce. – Correspondance, programmes, cartons d'invitation, menus, plans de tables, discours, photographies.
1957
Le répertoire numérique simple est utilisé :
quand une analyse détaillée n’est pas utile (pour les dossiers sériels)
ou quand le parti a été pris de réaliser très rapidement des instruments de recherche.
Le répertoire numérique détaillé développe les analyses de certains dossiers (combinaison de l’inventaire sommaire et du répertoire numérique).
Exemple :
Travaux neufs et de grosses réparations
Port de Marans et canal de Marans au Brault
Matériel
S 1011 Acquisition de matériel de dragage et de chalands. Construction ou réparation de bacs à râteaux (avec plans et dessins), de machines à draguer (avec dessin) et des magasins de Marans et du Brault (avec plan). Etablissement de deux pigouillères sur le quai de Marans (avec dessin).
1826-1902
Opérations sur le port et les cours d'eau
S 1012 Amélioration du régime de la Sèvre. – Avant-projet de travaux entre Coulon et Marans sur une longueur de 33 kilomètres, vannages supplémentaires pour l'écluse du Brault (avec plans et dessins).
1896-1897
Répertoire méthodique
Le répertoire méthodique :
énumère les dossiers dans l’ordre chronologique ou systématique indépendamment de l’ordre des cotes
permet la reconstitution intellectuelle de fonds éclatés en plusieurs versements ou entre différentes séries du cadre de classement et services d’archives (utilisé essentiellement pour des séries ouvertes)
peut être succinct ou détaillé.
Exemple :
Personnel de l'administration
Offres de postes envoyés aux préfets et aux sous-préfets : télégrammes, circulaires. | 1Z 20 |
1962-1964 | |
Concours de recrutement dans l'administration, vacance de postes et préparation : circulaires et notes de service de la direction du Personnel et des affaires générales. | 1Z 21 |
1948-1957 | |
Nomination des préposés à la distribution postale : arrêtés, fiches de renseignements sur les candidats, correspondance. | 1Z 22 |
1965-1966 |
