Module 6 - section 5 : Description archivistique

Le catalogue diffère de l’inventaire :

• par l’objet : il porte sur un ensemble de documents dispersés entre plusieurs fonds, voire plusieurs dépôts, mais retenus en fonction de leur forme ou de leur contenu,

• par la structure : les documents sont décrits pour eux-mêmes, non replacés dans le contexte d’un niveau de description supérieur.

Comme l’inventaire, le catalogue décrit chaque pièce de manière individualisée.

Les catalogues qui décrivent des pièces rassemblées en raison de leur forme matérielle portent généralement sur des documents figurés (carnets et plans, cartes postales, photographies, affiches) ou sur des sceaux, mais aussi parfois sur des documents écrits (actes sur papyrus ou sur parchemin de tel dépôt, telle province, telle région) ou sur des supports de substitution ou de consultation (microfilms).

Les documents sont présentés, non pas dans un ordre des cotes, qui ne rimerait à rien ici, mais dans un ordre logique choisi en fonction de leur objet :

• par ordre géographique pour des cartes et plans,

• par catégories de sigillants pour les sceaux,

• par ordre chronologique pour un ensemble d’actes touchant un personnage.

On leur donne généralement un numéro d’ordre dans le catalogue qu’il faut bien sûr distinguer de la cote archivistique, laquelle doit figurer évidemment dans l’analyse.

S'agissant de documents figurés (sceaux, plans, photographies...), le catalogue peut s'accompagner de reproductions photographiques des objets décrits.