4. Troisième étape : mentionner et décrire les relations avec d'autres producteurs
Il s’agit d’identifier et de documenter les relations entre les personnes physiques ou morales, ou les familles associées d’une manière ou d’une autre à la production, à l’accumulation, à la conservation et à l’utilisation des documents d’archives.
Pour chaque entité associée :
on indique la forme autorisée du nom et le numéro de la notice d’autorité décrivant cette entité ;
on identifie la nature de la relation (hiérarchique, chronologique, familiale ou d’association) entre l’entité décrite et une collectivité, une personne ou une famille ;
on donne une description précise de la nature de la relation entre l’entité décrite dans la notice d’autorité et l’entité avec laquelle la relation est établie ;
on indique les dates de début et de fin de la relation.
Exemple :
Nom(s)/numéro d’immatriculation des collectivités, des personnes ou des familles associées
Compagnie de la Baie d’Hudson.
Type de relation
Chronologique
Description de la relation
La compagnie du Canada absorbe la compagnie de la Baie d’Hudson en 1700.
Date de la relation
1700
Nom(s)/numéro d’immatriculation des collectivités, des personnes ou des familles associées
Compagnie du Castor
Type de relation
Chronologique
Description de la relation
Liquidée en 1706, la compagnie du Canada cède son monopole du commerce des fourrures à la compagnie du Castor en échange du remboursement de ses dettes.
Date de la relation
1706
Pour l'entrée d'autorité : Compagnie du Canada
Dans l’exemple ci-dessus, des liens sont établis entre :
la notice d’autorité décrivant la compagnie du Canada et les deux notices d’autorité décrivant respectivement la compagnie de la Baie d’Hudson et de la compagnie du Castor.
Dans les deux cas, la relation est une relation chronologique (relations de la Compagnie du Canada avec la compagnie qui l’a précédé et celle qui lui a succédé) avec des dates de relation spécifiques.
