6. Cinquième étape : relier la notice d'autorité à la description de documents d'archives
Les notices d’autorité sont créées pour donner des informations sur le contexte de production des documents d’archives.
Pour que les informations contextuelles soient utiles, il est donc nécessaire d’établir des liens entre les descriptions des producteurs d’archives et les descriptions de leurs archives.
Il est également possible de relier les notices d’autorité à toute autre ressource intéressante (pas nécessairement archivistique).
Attention :
On veillera à ne pas mettre dans la notice d’autorité des éléments de description de documents qui auraient été produits par l’entité décrite.
Le lien avec les ressources archivistiques ou autres s’effectuera en donnant en information complémentaire les références de l’instrument de recherche les décrivant, pour aider l’utilisateur à décider s’il souhaite aller plus loin dans la description de cette ressource associée.
On créera autant de liens que de ressources associées. Pour chaque ressource associée, on décrira succinctement la nature de la relation.
Exemple :
Identifiant et intitulé de la ressource associée
Secrétariat d’État à la Marine - Correspondance au départ - Série Colonies B (1654-1715)
Nature de la ressource associée
Fonds d’archives
Nature de la relation
Dans le fonds du Secrétariat à la Marine, on trouve de la correspondance adressée par la Compagnie du Sénégal
Dates de la relation
Pour l'entrée d'autorité : Compagnie du Sénégal
Dans l’exemple ci-dessus, des liens ont été établis :
entre la notice d’autorité décrivant la Compagnie du Sénégal
et des ressources archivistiques (fonds du Secrétariat d’État à la Marine – Série Colonies).
