Module 6 - section 6 : Description contextuelle

Dans un contexte d’échange de notices d’autorité entre services, il est fondamental d’établir un identifiant unique pour chaque notice d’autorité et de documenter sa création et sa mise à jour.

Il convient donc de donner :

• l’identifiant de la notice d’autorité composé du code du pays (si la notice doit faire l’objet d’une utilisation internationale), du code du service d’archives et de l’identifiant local (code attribué par l’institution) ;

• les règles ou conventions sur lesquelles elle s’appuie ;

• son niveau d’élaboration (projet ; validée ; révisée ; détruite) ;

• son niveau de détail (élémentaire ; moyenne ; complète) ;

• sa(ses) date(s) de création, de révision ou de destruction ;

• la (les) langue(s) ou l’ (les) écriture(s) utilisées ;

• les sources d’information utilisées ;

• les notes relatives à la mise à jour de la notice, dont le nom des auteurs.

Pour former le code pays, on utilisera la dernière version de la norme ISO 3166 Codes pour la représentation des noms de pays :

• BE=Belgique

• CA=Canada

• CI=Côte d'Ivoire

• FR=France

• LB=Liban...

On peut se référer à http://wikipedia.org/wiki/ISO 3166-1

Si l’auteur de la notice est un organisme international, on donnera le numéro d’identification de l’organisme à la place du code du pays.

On indique le code ou le symbole du service ou centre d’archives qui a créé la fiche d’autorité conformément à la plus récente version de la norme ISO 15511 'Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés'.