Module 6 - section 8 : Publication électronique des instruments de recherche

Idéalement, l’EAD utilise les éléments dont le contenu est déjà défini par la norme de contenu ISAD(G) ; néanmoins elle en modifie la présentation pour mieux utiliser toutes les possibilités de l’informatique.

• Développée ultérieurement, au départ sans lien avec le groupe d’experts de l’ICA puis en collaboration avec lui, l’EAD est totalement compatible avec ISAD(G).

• L’EAD est fondée sur le même principe de description par niveaux.

•  À chacun des éléments définis dans ISAD(G) correspond un élément ou un attribut dans l’EAD.

• Mais l’EAD contient des éléments de description inexistants dans l’ISAD(G), comme les métadonnées de l’instrument de recherche.

Comparons :

ISAD(G) permet de produire un instrument de recherche dont le résultat ne diffère pas des répertoires numériques classiques :

• les informations de haut niveau (contexte de production, historique de la conservation, description physique, etc.) sont regroupées dans l’introduction de l’inventaire ;

• les parties propres au répertoire figurent dans le corps de l’instrument de recherche.

En EAD, la description du producteur fait déjà partie de la description archivistique.

Ainsi, l’élément Description archivistique <archdesc> comprend d’abord des informations de haut niveau :

• l’identification du fonds (élément <did>), avec la mention de l’institution où est conservé le fonds (<repository>),

• la cote du fonds (<unitid>),

• l’intitulé (<unittittle>),

• les dates extrêmes (<unitdate>),

• le nom du producteur (<origination>),

• la description physique globale (<physdesc>),

• des précisions sur les modalités d’accès (<accessrestrict>),

• éventuellement un aperçu du contenu du fonds (<scopecontent>).

On décrit ensuite les parties du fonds, dans l’élément englobant Description des composants <dsc> :

• on commence par le niveau hiérarchique le plus élevé et on descend si on le souhaite jusqu’à la pièce;

• douze niveaux hiérarchiques sont disponibles, mais on peut aller encore plus loin si nécessaire pour décrire les fonds complexes;

• à chaque niveau, tous les éléments de description peuvent s’appliquer dans un ordre très souple.

L’élément <archdesc> a plusieurs attributs spécifiques.

L’attribut LEVEL, obligatoire, permet de définir le niveau de description auquel on se situe :

• "fonds" (fonds),

• "collection" (collection),

• "subfonds" (sous-fonds),

• "series" (série organique),

• "subseries" (sous-série organique),

• "file" (dossier),

• "item" (pièce),

• ou "otherlevel" (autre niveau).