Introduction
L’EAD a rencontré d’emblée un vif succès et est utilisée désormais dans de nombreux pays, notamment francophones (France, Suisse, Belgique, etc.) alors que la mise en œuvre de l’EAC relève encore dans la plupart des cas d’une phase expérimentale.
Quelques éléments de réflexion peuvent être dégagés avec ces différentes expériences :
l’application des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF) est un préalable indispensable à la mise en œuvre de l’EAD et de l’EAC ; il s’agit aujourd’hui d’élaborer des outils de recherche cohérents dépassant la simple description de ses fonds propres ; or, la normalisation des descriptions est un impératif qui n’est pas toujours intégré dans les pratiques au quotidien ; par ailleurs, chaque institution doit définir ses propres règles d’utilisation des formats ;
les problèmes rencontrés lors des projets de conversion rétrospective demandent des adaptations techniques (numérisation des documents imprimés, reconnaissance optique des caractères ou saisie manuelle si la qualité des documents originaux est trop mauvaise…), mais aussi une reprise de l’analyse archivistique pour la rendre plus cohérente et conforme aux normes de description ;
la mise en œuvre de l’EAD et de l’EAC se heurte souvent aux limites financières et techniques des institutions. De plus, informaticiens et professionnels des archives et des bibliothèques doivent apprendre à travailler ensemble pour mettre en œuvre de véritables projets collectifs. Ce sont surtout des choix stratégiques à long terme que les responsables de services sont conduits à prendre en adoptant l’EAD. Il s’agit essentiellement de déterminer quels fonds encoder en priorité en fonction des besoins du public et des moyens dont on dispose ;
les différentes expériences en cours pour la publication sur Internet de corpus organiques complets de documents d’archives numérisés ont montré que la mise en relation informatique des instruments de recherche avec les documents qu’ils décrivaient n’était pas sans conséquence pour le contenu des descriptions documentaires. Il est probable qu’en préparant cette mise en relation, l’archiviste ressente la nécessité d’affiner l’instrument de recherche pour rendre plus commodes la visualisation ou le feuilletage des images numériques ;
par ailleurs, si le substitut numérique du document primaire est visualisé à l’écran en même temps que sa description, il sera peut-être nécessaire de modifier cette description, de la vérifier et de la compléter par des informations sur le support ou le format du document original ou par des éléments d’indexation ;
enfin, l’environnement numérique, en dématérialisant le document, induit des évolutions qui sont des facteurs de rapprochement de métiers d’essences différentes. D’autres communautés patrimoniales peuvent avoir besoin des normes et formats d’échange des archivistes. C’est ainsi que depuis peu, on voit se développer des relations de plus en plus étroites avec d’autres professions apparentées, surtout les bibliothèques.
Vous trouverez dans les écrans suivants des éléments de stratégie pour la production et la publication de descriptions archivistiques en EAD.
