Module 7B - section 5 : La préservation des documents numériques au stade courant

Dans le chapitre précédent, nous avons abordé l’évaluation des documents numériques. Parmi tous les documents produits et reçus par un organisme, certains documents ont une plus grande valeur que d’autres. Ainsi, dès le début du cycle de vie des documents numériques, il est possible d’identifier ceux qui seront à préserver pour une longue période. Plus les documents numériques sont importants et ont de la valeur pour l’organisme, plus leur préservation est nécessaire. Ça peut être le cas des procès-verbaux d’un organisme qui retracent les décisions prises ou encore les documents constitutifs. Il s’agit là de documents qui ne doivent pas être perdus. Il est donc nécessaire pour l’archiviste d’être proactif pour leur préservation.

Pour aider dans la sélection des documents, des organismes rendent disponibles des arbres de décision. Outre la valeur des documents, ces arbres de décision aident à évaluer la capacité de l’organisme à réaliser le préservation des documents numériques et vérifier s'il détient les ressources nécessaires pour mener de telles activités.

La sélection des documents numériques doit pemettre la préservation de la version officielle des documents numériques, tout en la distinguant des doublons qui peuvent exister. Aussi, l’organisme doit préserver la version qui demeure intègre et qui n’a pas été altérée, volontairement ou par inadvertance.