Module 7B - section 5 : La préservation des documents numériques au stade courant

Lors de la planification des activités de préservation, il est important de connaître ce que son organisme détient réellement en termes de documents numériques et où sont enregistrés ces documents. La création d’un registre peut être très utile pour l’archiviste afin d’identifier quels sont les documents numériques à conserver, identifier les priorités et planifier les activités de préservation. Pour créer le registre, il est pertinent d’identifier l’activité documentée par les documents, la cote de classement, la date des documents, la taille des documents, le format, le support d’enregistrement, s’il s’agit de documents confidentiels. Ainsi, un tel registre permet d’identifier la nature des documents à préserver, leurs supports et leurs formats, car tous n’exigent pas les mêmes mesures de traitement. Le registre peut prendre différentes formes, mais il peut très bien s’agir d’un tableau de suivi constitué avec des logiciels de la suite bureautique, tel qu’illustré ci-dessous (Tableau 1) ou consigné dans les métadonnées.

Tableau 1. En-tête d’un registre de préservation

Lorsque les documents numériques à préserver ont été sélectionnés et documentés dans un registre, il est important, pour l’archiviste, de rapidement sécuriser ces documents. Cette sécurisation peut se faire de différentes façons, notamment par la migration des documents numériques dans un format plus pérenne. Par exemple, les systèmes d’archivage électronique permettent, pour les documents devant être conservés à long terme, de les convertir automatiquement dans un format PDF/A, pour les documents textuels, de façon à assurer l’accessibilité de ces documents et de limiter leur manipulation.