Module 7B - section 8 : La mise en oeuvre de la gestion des documents numériques au stade courant

Dans l’ensemble, les risques en lien avec les documents numériques peuvent être regroupés en quatre grandes catégories (liste non exhaustive) :

•       Les risques environnementaux qui sont encourus par l'environnement où sont conservés les documents : les risques naturels, la sécurité, les lieux de stockage. Par exemple, il s’agit des risques liés à un événement naturel qui peuvent affecter le bâtiment où sont conservés les documents numériques tels un incendie ou une intrusion dans les locaux.

•       Les risques organisationnels qui peuvent entraver la capacité de l’organisme à mener ses activités. Par exemple, des pertes de documents numériques, un personnel ne possédant pas les compétences nécessaires pour mener ses activités, des risques budgétaires ou juridiques.

•       Les risques technologiques qui relèvent de près de l’archiviste. Ils concernent les supports d’enregistrement (obsolescence technologique et dégradation des supports), les formats de de fichier (obsolescence technologique du format de fichier lui-même) et également tous les systèmes utilisés à des fins de conservation et de gestion des documents numériques.

•       Les risques liés à l’accessibilité des documents qui concernent notamment les métadonnées utilisées pour faciliter l’accès aux documents ainsi que les informations nécessaires pour trouver, reconnaître et identifier les documents, la présence de systèmes de protection ou de chiffrement des documents. Cela inclut également les responsabilités en lien avec l’accès aux documents numériques, tels les risques liés aux informations et aux outils nécessaires pour qu’un document ne soit accessible qu’aux personnes qui disposent des droits d’accès (Nesme et Chebbi, 2016), les risques liés à la cybersécurité qui relèvent d'une stratégie globale de l'organisation.