Module 7C - Section 3 : Intervenir sur les documents d’archives sur support numérique afin d’en garantir la préservation

Le taux de perte accepté en cas d’incidents ne peut qu’être le plus réduit possible, dans la mesure où il s’agit de fichiers qui constituent des preuves de l’activité institutionnelle ou des traces historiques. Des mesures de sauvegarde et/ou de réplication doivent donc être prises

L'intégrité^[1] des fichiers est essentielle pour garantir l’authenticité.^[2] Une surveillance régulière et proactive de cette intégrité est donc nécessaire, notamment si le service de stockage est externalisé.

Les durées de conservation des documents d’archives sur support numérique peuvent se monter à des dizaines voire des centaines d’années. En raison de l’obsolescence rapide des supports informatique, des migrations de supports seront indispensables.

La consultation des documents est irrégulière. Si certains documents sont fréquemment demandés par les usagers – et rapidement après leur archivage –, d’autres, en revanche, peuvent n’être demandés qu’au bout d’un temps plus ou moins long (plusieurs années voire plusieurs décennies). Tous les fichiers n’ont donc pas vocation à être stockés sur des supports de stockage immédiatement accessibles (ex. documents d’archives soumis à des délais de libre communicabilité longs).

La taille des documents d'archives est variable (de quelques kilooctets à quelques centaines de gigaoctets, notamment les documents audiovisuels) et leur nombre également. Les infrastructures de stockage doivent donc s’adapter aux différentes situations possibles.

Certains documents contiennent des informations confidentielles (données à caractère personnel^[3], données protégées au titre du secret industriel et commercial, données protégées au titre du secret de la défense nationale, au titre de la vie privée etc.), voire des informations sensibles (données de santé, informations sur les opinions politiques, religieuses, syndicales, etc. de personnes vivantes). La création d’infrastructures de stockage dédiées à certaines catégories d’archives, le contrôle des accès voire le chiffrement des fichiers - dans la mesure où les clés de déchiffrement sont correctement gérées – sur ces infrastructures pourront s’avérer nécessaires. Il conviendra également d’éviter que ces fichiers soient aisément identifiables, moissonnables^[4] ou consultables.