4.2. Recommandations pour le stockage des documents d’archives sur support numérique
La politique de stockage adoptée par le service d’archives dépendra de la taille du fonds qu’il conserve et du nombre de fichiers que celui-ci contient, des ressources disponibles (dans le service d’archives ou dans l’organisation à laquelle il est rattaché) et des risques acceptés.
Le service de stockage peut être mis en place progressivement, en commençant par des solutions simples. Il convient cependant de prévoir rapidement une automatisation des opérations et une mise à l’échelle adaptée à l’évolution du fonds.
Les performances en matière d’écriture et de lecture du service de stockage doivent être évaluées pour garantir une prise en charge et un accès adapté aux documents d’archives sur support numérique.
Conseil :
Il est recommandé d’écrire les fichiers correspondants aux documents dès leur prise en charge sur des supports appropriés. La conservation de supports de stockage de transfert ou anciens n’est pas une bonne solution, au-delà de la prise en charge (ex. disquettes, CD ayant servi au transfert physique).
L’idéal est de disposer de plusieurs copies indépendantes des fichiers (de 2 à 3), de les stocker dans des lieux distants (en vérifiant régulièrement la cohérence des copies), voire de recourir à des modes de stockage différents (stockage sur disques versus stockage sur bandes, stockage en ligne versus stockage hors ligne).
Attention :
Il est fortement recommandé, si deux copies distantes existent et sont écrites de manière synchrone, qu’elles ne soient pas dépendantes de la même technologie de stockage. Une erreur sur une copie se répercutera immanquablement sur l’autre copie.
Il est également fortement recommandé de recourir, à côté d’un stockage chaud (sur disque), à un stockage froid (sur bande), moins facilement sujet aux attaques des pirates informatiques.
Le service d’archives doit conserver le registre complet des fichiers qu’il stocke, avec leur empreinte et la localisation des différentes copies, sur un espace de stockage différent, sécurisé et sauvegardé. Cela lui permettra de procéder régulièrement à des audits du service de stockage et de vérifier l’intégrité des fichiers. En cas de détection d’une anomalie, les autres copies serviront à remplacer la copie défaillante.
La reconstruction du service de stockage en cas de défaillance généralisée d’une copie doit être testée. L’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de continuité d’activité et d’un plan de reprise d’activités sont essentielles.
L’obsolescence des supports de stockage est rapide (5 ans en général). Aussi les migrations de support de stockage doivent être fréquentes et constituent des opérations techniques qui, dans l’idéal, doivent être réalisées par des spécialistes.
Le recours à des systèmes de stockage informatiques externalisés, mettant en œuvre la technologie du cloud computing doit être conditionné à l’existence de garanties en matière de sécurité, d’intégrité et également de réversibilité[1] des fichiers confiés à ce service. La réversibilité – manière dont les fichiers peuvent être extraits du service de stockage pour être transférés dans un nouveau service – est un point trop souvent négligé.