7.2. Transfert à un autre service d'archives
Le transfert[1] à un autre service d’archives ne diffère a priori pas du transfert d’un service producteur à un service d’archives. Comme pour les documents d’archives sur support physique ou analogique, il peut concerner :
la restitution de documents confiés à un prestataire par leur service producteur ;
un changement de prestataire ;
le transfert d’un service d’archives intermédiaire à un autre service d’archives intermédiaire ;
le transfert à un service d’archives définitif.
Mais le transfert d’archives sur support numérique amène à prendre en compte un certain nombre de points d’attention.
Le transfert peut être réalisé sous forme d’une opération
physique : transfert de fichiers d’une plateforme à une autre ou d’une instance à une autre dans une même plateforme ;
logique : simple modification des droits sur les documents (modification, suppression, lecture) au sein de l’instance d’une plateforme.
Le périmètre des éléments à transférer doit faire l’objet d’un échange entre services d’archives
Celui-ci peut en effet comprendre :
les documents, avec tous les fichiers qui les représentent ou seulement une partie des fichiers pris en charge ou générés par le service d’archives d’origine lors d’opérations de préservation numérique ;
les métadonnées (descriptives, techniques, de gestion) ;
les traces des opérations réalisées par le service d’archives sur les documents d’archives et les fichiers qui les représentent ;
le résultat des contrôles d’intégrité effectués sur les documents.
Les données de référence doivent être partagées par les deux services d'archives
Si les métadonnées décrivant un document d’archives et les fichiers qui les représentent s’appuient sur des données de référence, il convient de s’assurer que celles-ci sont partagées par les deux services d’archives et, dans le cas contraire, de définir qui prend en charge leur modification.
Les systèmes d'identification pérenne doivent faire l’objet d’un échange entre services d’archives
Les systèmes d’identification pérenne peuvent avoir comme base l’identifiant du service d’archives en tant que tel (ex. identifiant ark : dont le radical correspond à l’immatriculation de l’institution). Il conviendra de définir si l’ancien identifiant doit être transmis sous forme de métadonnées et s’il est possible, dans le nouveau service d’archives, de fournir un accès au document d’archives via une interrogation utilisant l’ancien identifiant.
La suppression des fichiers n'intervient qu'après l'acquittement du transfert
La suppression des fichiers correspondants aux documents d’archives transmis par le service expéditeur ne peut intervenir qu’une fois l’acquittement du transfert émis par le service d’archives destinataire. Cet acquittement peut prendre un temps important, ce qui implique de définir lequel des deux services d’archives, pendant cet intervalle, est responsable de l’accès aux documents concernés, et si des opérations de préservation doivent être entreprises pour le permettre.