1.3. Les approches plus complexes : 3 stratégies
Cependant, dans la mesure où le nombre d’archives à transférer et à prendre en charge a tendance à croître, il peut être intéressant de recourir à des approches plus complexes, mettant en œuvre des solutions matérielles et logicielles plus intégrées, qu’elles soient déployées au sein même de l’organisation ou acquises auprès de fournisseurs extérieurs.
Les services d’archives, depuis une vingtaine d’années, ont mis en œuvre des stratégies multiples, les plus gros recourant à la mise en œuvre de plateformes relativement complexes.
Trois stratégies émergent principalement :
Première stratégie : l’acquisition d’une solution logicielle « sur étagère »
L’acquisition d’une solution logicielle « sur étagère » auprès d’un éditeur du marché, plus ou moins paramétrable en fonction des demandes du service. Cette solution peut reposer sur les logiciels ouverts ou sur des logiciels propriétaires.
Attention :
Cette stratégie peut nécessiter des paramétrages coûteux, notamment si le fonctionnement attendu s’écarte trop de celui proposé par défaut par la solution existante.
Deuxième stratégie : la conception et le développement d’une plateforme ad hoc
La conception et le développement d’une plateforme ad hoc, utilisant des logiciels développés spécifiquement.
Attention :
Cette stratégie peut se révéler gourmande en développements, même en cas de recours à des logiciels ouverts, et risquée sur le long terme, faute de disposer des moyens pour administrer et faire évoluer la plateforme.
Troisième stratégie : l’acquisition d’un service d’hébergement ou d’archivage
L’acquisition d’un service d’hébergement ou d’archivage auprès d’un fournisseur de services externe, qui peut s’appuyer ou non sur une solution du marché, mutualisée ou non avec d’autres clients via un cloisonnement des services et espaces de stockage offerts aux différents clients.
Conseil :
Cette stratégie nécessite une relation contractuelle de confiance et n’est pas nécessairement applicable dans des environnements où les documents pris en charge sont confidentiels ou soumis à des exigences de sécurité fortes.
Attention :
Si la mutualisation présente des avantages (partage des coûts, recours à des expertises pointues), elle nécessite un accord entre tous les partenaires sur de nombreux points :
modalités de cloisonnement des services et espaces de stockage ;
administration des données de référence partagées (ex. registre des formats de fichiers) ;
accord sur les services fournis en commun (hébergement, opérations de préservation, etc.).
Il est par ailleurs indispensable d’anticiper avant même l’ouverture du service le terme contractuel de celui-ci, afin de savoir dans quelles conditions les documents d’archives sur support numérique confiés au prestataire de service pourront être récupérés. Enfin, toute apparition d’une divergence de vues entre partenaires ou retrait d’un d’entre eux peut s’avérer préjudiciable à l’ensemble.
Conclusion
Dans tous les cas, il s’agit d’une opération complexe qui implique l’identification et la collaboration de multiples acteurs aux compétences variées :
experts archivistes, chargés de définir les fonctionnalités attendues ;
experts informaticiens, chargés de proposer des solutions pour mettre en œuvre les fonctionnalités attendues ;
experts en sécurité ;
experts en achats, en gestion des ressources humaines, en finances.
Dans bien des cas, l’approche retenue consistera en un mélange des différentes stratégies.