1.1. Un guide normatif, la norme NF Z42-013
Un système d’archivage adapté aux documents d’archives sur support numérique pour les recevoir, les prendre en charge, les stocker, les conserver, les préserver et leur donner accès est un dispositif réalisable de différentes manières.
Plusieurs modèles existent, incluant ou pas un ou plusieurs systèmes d’information dédiés :
des modèles pour organisations de petite taille et des modèles pour organisations de grande taille ;
des modèles internalisés dans les services d’archives ou des modèles externalisés auprès de prestataires ;
des modèles propres aux services d’archives ou des modèles mutualisés avec d’autres services (services d’archives ou autres services chargés d’une fonction de préservation numérique comme des bibliothèques ou des musées) ;
des modèles s’appuyant sur un environnement matériel et logiciel simple ou des modèles s’appuyant sur des solutions logicielles complexes ;
des modèles opérables majoritairement sous forme manuelle ou des modèles permettant une automatisation de certaines tâches.
La France dispose avec la norme NF Z42-013, approuvée en 2009 et revue en 2020, d’un outil pouvant constituer un guide pour formaliser les recommandations et exigences fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité utiles à la conception, à la réalisation et à l’exploitation d’un système d’archivage adapté à la prise en charge et à la conservation des documents d’archives sur support numérique.
Complément :
La norme internationale ISO 14641-1 est une transposition de la norme NF Z42-013 dans sa version 2009. Elle ne tient pas compte de la réactualisation de 2020.
La norme NF Z42-013, dans sa version de 2020, est organisée selon le schéma suivant.
Fig. 1 : Représentation schématique des exigences et recommandations de la norme NF Z42-013 (version 2020), p. 9
Les grandes fonctionnalités du système d'archivage que préconise la norme
La norme présente les grandes fonctionnalités d’un système d’archivage adapté aux documents d’archives sur support numérique :
les fonctionnalités de versement, qui rassemblent tout ce qui a trait à la création des documents – y compris des recommandations et exigences relatives à la signature des documents, à leur datation, à la numérisation de documents d’archives sur support physique ou analogique en vue de leur transformation en documents d’archives sur support numérique –, au transfert des documents dans le système d’archivage – création des SIP, migration de format de fichiers, maintien de l’intégrité pendant toutes ces opérations –, réception et prise en charge par le système d’archivage – contrôles à effectuer lors de la réception, production des AIP, écriture sur les supports de conservation, enregistrement des métadonnées dans le système ;
les fonctionnalités de conservation, qui rassemblent tout ce qui a trait au stockage des documents – choix du type de support, identification des sites physiques de conservation, contraintes d’hébergement, cloisonnement physique des fonds, stockage physique, gestion de la disponibilité et de la sécurité, chiffrement, contrôle et surveillance des dysfonctionnements, contrôle d’exhaustivité, journalisation et contrôle d’intégrité des journaux, traitement des incidents –, aux opérations de migration de supports et de conversion de formats pendant la période de prise en charge par le système d’archivage – y compris les cas spécifiques des documents chiffrés ;
les fonctionnalités d’accès et de mise en œuvre du sort final, qui rassemblent tout ce qui a trait à la description et aux outils intellectuels d’organisation et de gestion du cycle de vie des documents – plans de classement, règles de conservation, droits des individus et des systèmes, gestion des utilisateurs –, à la recherche et à la communication des documents – modalités de recherche, identification des documents répondant à la demande des utilisateurs, constitution des DIP, gestion des droits de consultation – et à la mise en œuvre du sort final – éliminations, restitution au service producteur ou transfert à un autre service d’archives.
La norme souligne les problématiques transversales de la gestion d'un système d'archivage
La norme insiste également sur les problématiques transversales de la gestion d’un système d’archivage :
la documentation du système : les procédures, la documentation fonctionnelle et technique, les documents d’organisation du service d’archives, la description de l’architecture du système, la description des dispositifs de sécurité ;
les niveaux de service proposés par le système : horaires d’ouverture, disponibilité pendant les horaires d’ouverture, temps de réponse en accès, délais de transfert et de prise en charge, temps nécessaire pour basculer vers des systèmes de secours, perte de données admissible ;
les dispositifs à mettre en place pour assurer l’amélioration continue du système ;
les modalités de sécurité informatique : politique de sécurité et son amélioration continue, analyse de risques, réalisation régulière de tests de sécurité ;
les modalités de sécurité physique des locaux ;
les conditions d’audit du système : définition et mise en œuvre d’un programme d’audit interne ou externe ;
la production et la conservation des éléments de preuve : traces informatiques (logs) et journaux relatifs aux opérations réalisées sur les documents, conservation de l’intégrité des journaux, modalités de production des attestations.
Cette norme définit des recommandations et des exigences qui peuvent être utiles, quel que soit le modèle de réalisation retenu.
Elle prend à la fois en compte les fonctionnalités de préservation de la valeur probante et de préservation de l’accès à long terme.
Attention :
Elle est cependant davantage pertinente pour les systèmes d’archivage destinés à prendre en charge des documents d’archives à valeur probante du type systèmes d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final ou electronic records management systems.