1.3. Choix des formats : une politique restrictive ou une politique souple ?
La définition d’une politique restrictive en matière de formats de fichiers acceptés :
nécessite l’emploi de ressources pour contrôler et valider les formats de fichiers à l’entrée et pour procéder à l’uniformisation des formats de fichiers, par le biais d’opérations de migration ;
implique de vérifier si l’uniformisation des formats de fichiers ne risque pas de rendre les documents d’archives non dignes de confiance ;
est plus facile à mettre en œuvre dans le cadre d’une numérisation de documents physiques ou analogiques ;
La définition d’une politique souple en matière de formats de fichiers acceptés :
prend davantage en compte les contraintes des services producteurs en matière de création des documents d’archives ;
peut se révéler complexe en raison de la diversité des formats de fichiers proposés en entrée par les services producteurs.
Exemple : Parmi les institutions ayant adopté une politique en matière de formats de fichiers, on peut citer...
les Archives fédérales suisses : https://www.bar.admin.ch/bar/fr/home/archivage/versement-de-documents/documents-numeriques.html ;
Bibliothèque et Archives Canada : https://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/lignes-directrices/Documents/formats-fichier-rdvc.pdf ;
la Bibliothèque nationale de France (BnF) : https://hal-bnf.archives-ouvertes.fr/hal-03374030/document ;