3.4. Points d'attention

  • toute opération de préservation retenue doit prendre en compte les caractéristiques à préserver et les fonctionnalités attendues pour l’accès et la réutilisation des contenus eux-mêmes. La réalisation de tests est vivement recommandée ;

  • il est préférable de collecter des messageries entières, afin de préserver les fils de discussion et l’organisation retenue par la ou les personnes titulaires de la messagerie ;

  • dans la mesure où les infrastructures de messagerie imposent des quotas de stockage sur les serveurs mutualisés, les utilisateurs peuvent être encouragés à télécharger les messages sur un ou plusieurs postes de travail (ordinateur professionnel ou personnel). Il est donc essentiel de s’assurer de la complétude de l’export réalisé ;

  • l’impression au format PDF ou PDF/A des messages fait perdre un nombre important de métadonnées. Des travaux de recherche sont cependant en cours à ce sujet ;

  • la conversion des messages au format MSG n’est généralement pas recommandée par les institutions de préservation, même si le format de fichiers est largement répandu et ses spécifications maintenues par la société Microsoft ;

  • il est essentiel de documenter les pratiques d’utilisation des messageries, dans la mesure où cela est possible ;

  • en cas d’extraction des messages EML de leur conteneur d’origine, ou de conversion du conteneur .pst au format MBOX, il peut s’avérer utile de s’interroger sur la pertinence de conserver le fichier d’origine, que ce soit pour permettre des traitements futurs (ex. émulation), ou parce que c’est lui qui porte la valeur juridique ;

  • une réflexion sur l’accès aux messages archivés est capitale et doit être entreprise rapidement, afin de rendre possible les recherches et l’accès aux différentes catégories d’utilisateurs intéressés (services producteurs, juges, journalistes, chercheurs, grand public). Des travaux de recherche sont actuellement en cours pour tester le recours aux technologies d’intelligence artificielle (traitement automatisé du langage naturel, extraction d’entités nommées) afin d’améliorer cet accès. Leur utilisation nécessite cependant la mise à disposition de connaissances et compétences spécifiques.