4.5. Point d'attention
Fondamental :
Quelle que soit la méthode d’archivage retenue, il faut s’assurer de la complétude des exports, que ce soit en nombre de tables, en nombre de données ou en nombre de fichiers joints. Le contrôle qualité des exports est essentiel. Ce contrôle doit s’étendre à la structure de l’export et à la conformité de celui-ci avec la documentation recueillie ou constituée.
L’existence d’une documentation précise des processus de travail mis en œuvre, de la structure de la base, de la structure de chaque table et de la manière dont les informations sont codées est essentielle. La récupération de la documentation existante, externe (spécifications, manuel utilisateur, supports de formation, document d’architecture, autorisations juridiques) ou interne à la base, est essentielle pour garantir un accès sur le long terme aux contenus archivés.
Lorsqu’il s’agit d’exporter des documents d’archives sous forme d’agrégats, avec des fichiers joints – donc des dossiers – il est essentiel d’envisager l’export, à côté de ceux-ci, du registre présent dans la base de données les décrivant. Quand l’architecture de la base de données est particulièrement complexe, les données correspondant au traitement subi par chaque affaire peuvent faire l’objet d’un export sous la forme d’un fichier généré spécifiquement au moment de l’export – par exemple aux formats XML ou PDF – et joint aux fichiers correspondant au dossier.